Políticas editoriais para boletins informativos organizacionais

Manter as pessoas informadas beneficia os lucros da sua organização. Em seu livro, "Comunicação no local de trabalho para o século 21", o Dr. Jason S. Wrench observa que a comunicação interna aumenta a moral e a compreensão dos objetivos da organização. Um boletim informativo pode criar um senso de pertencer entre funcionários ou membros em diferentes locais e gerar lealdade. Uma política editorial orienta a estratégia de comunicação da newsletter, sua produção e distribuição, e esclarece a responsabilidade.

Porquê um boletim informativo?

A razão por trás de seu boletim informativo orienta as decisões tomadas em relação ao seu conteúdo e identifica seu público alvo. Sem um objetivo, um boletim informativo carece de foco e perde sua eficácia. Um boletim informativo orientado por objetivos, por exemplo, pode reunir todos durante uma aquisição ou a transição para uma nova instalação. Um boletim informativo pode mostrar realizações de funcionários e realizações organizacionais para dar à sua organização uma personalidade aos olhos da força de trabalho, ou pode informar os clientes sobre novos produtos e serviços ou ser usado para recrutar o suporte da comunidade.

Conteúdo e Envios

Uma política editorial eficaz para o boletim informativo da sua organização indica os tipos de artigos e recursos regulares a serem publicados. Por exemplo, a política editorial para o boletim informativo de uma associação pode exigir que as atas da reunião do conselho e os relatórios das forças-tarefas ativas apareçam em cada edição. Decida se as sugestões dos funcionários devem ser solicitadas por pesquisas regulares. A postura da organização em ter funcionários que criem todo o conteúdo, contratação de escritores independentes ou pessoal de agência de publicidade para escrever artigos ou aceitar envios externos pertence à sua política editorial. As diretrizes dos escritores separados especificam detalhes como contagem de palavras, tom e verificação de fatos.

Aprovação de Conteúdo

Usar a política editorial para atribuir responsabilidade pelas decisões sobre o que incluir em cada edição de seu boletim informativo pode evitar confusão. Grandes organizações geralmente criam um conselho editorial com representantes de diferentes instalações ou áreas funcionais para auxiliar o editor. Além de identificar a pessoa que tem a palavra final sobre a escolha do artigo, a política deve descrever as expectativas para a verificação de fatos e os tempos de revisão.

Formato, Frequência e Distribuição

Com que frequência e em que formato o boletim informativo chega, o público-alvo deve ser incluído em sua política editorial. Semanalmente, mensalmente ou trimestralmente, a política guia o calendário de produção do editor de boletins informativos. As considerações de distribuição incluem envio de cópias impressas para indivíduos no trabalho ou em casa, colocação de problemas no salão dos funcionários, construção de lobby ou almoço, e disponibilização de versões em papel e versões eletrônicas por e-mail ou pelo site da organização.

Fotografia e Permissões

Os visuais tornam os boletins informativos mais interessantes e legíveis. Sua política editorial não pode ditar que a fotografia seja usada, mas deve exigir que os direitos para usar obras de arte e fotos sejam obtidos se forem usados. Na mesma linha, a política deve exigir a aprovação para reproduzir qualquer material protegido por direitos autorais e permissão de indivíduos entrevistados ou fotografados para usar suas palavras e fotos. Sua política deve proteger a privacidade dos funcionários, portanto, observe que endereços residenciais e números de telefone não são publicados.