Comunicação Empresarial Eficaz em Reuniões

A comunicação empresarial eficaz é essencial durante as reuniões, pois as reuniões oferecem a oportunidade para os funcionários de diferentes facetas da empresa se reunirem para reforçar estratégias, debater idéias, celebrar sucessos e dissecar erros. Se as reuniões são presenciais, teleconferenciadas ou por videoconferência, as partes relevantes têm a oportunidade de trocar informações que levam à estabilidade e crescimento da empresa. Quando mal administrados, as reuniões de negócios podem desperdiçar tempo valioso da empresa. Compreender os elementos-chave da comunicação empresarial eficaz maximiza a eficácia das reuniões no local de trabalho.

Separação

A comunicação empresarial eficaz é interrompida em reuniões quando são muito longas, agendadas sem tempo suficiente para prepará-las adequadamente e terminam sem estabelecer etapas acionáveis, de acordo com o Assistente de reunião. “Conduzindo Reuniões Eficazes no Trabalho” recomenda selecionar um formato de reunião para a empresa e segui-la para que os participantes se familiarizem com ela.

Regra dos Quatro Passos

Reuniões de negócios podem maximizar a comunicação seguindo quatro etapas, de acordo com o Assistente de reunião. Prepare-se escolhendo os participantes com cuidado, fornecendo aviso prévio e planejando uma agenda claramente articulada. Selecione uma pessoa ou equipe de funcionários cuja principal responsabilidade seja a facilitação efetiva, incluindo anotações e cronometragem. Deixe espaço para a comunicação empresarial inspirada, convidando o feedback dos participantes e permitindo uma discussão robusta. Recapitule as realizações da reunião e forneça ou recapitule os passos antes de concluir.

Conhecimento do Público

Ao planejar reuniões, considere o público. Determine se a reunião será grande ou pequena e planeje as possibilidades de sentar e falar de acordo. Forneça materiais fáceis de ler e certifique-se de que todos possam ver qualquer projetor, quadro branco ou outro equipamento de auxílio visual antes de começar. Esteja ciente de se a reunião é destinada a funcionários seniores, novas contratações, clientes atuais ou clientes em potencial.

Reuniões Online

Reuniões de negócios on-line estão se tornando mais comuns e há maneiras de facilitar a comunicação comercial eficaz durante esses tipos de reuniões. A clareza é particularmente importante durante as reuniões on-line devido à natureza mais removida da reunião, de acordo com a "Zona de Conferência na Web". As informações devem ser pesquisadas, preparadas e apresentadas de maneira interessante. "Web Conferencing Zone" enfatiza que o foco deve estar na agenda da reunião, não na tecnologia envolvida na execução da reunião. Lembre aos participantes que as reuniões on-line devem ser tratadas com o mesmo nível de seriedade e formalidade que as reuniões tradicionais, e fazer o acompanhamento para garantir que as ações passíveis resultantes estejam sendo executadas.

Dicas

Pequenos ajustes na entrega podem ter grandes impactos na eficácia da comunicação. Ao abordar grupos de pessoas em reuniões, faça contato visual com membros individuais, mas aborde o grupo como um todo ao responder a uma pergunta individual, de acordo com “Oito maneiras de mostrar habilidades de conversação em uma reunião”. Seja proativo ao solicitar feedback e incentivar discussão de acompanhamento quando os membros respondem. O artigo também recomenda imitar o comportamento dos outros para criar consistência. Por exemplo, se outras pessoas estiverem contribuindo com comentários breves, suas observações também devem ser breves. Evite usar clichês e palavras retóricas.