Comunicação Interativa Eficaz

Estratégias eficazes de comunicação interativa podem ajudá-lo a dar e receber as informações e os comentários de que você precisa para administrar sua pequena empresa com eficiência. Boas habilidades de comunicação empresarial têm o potencial de eliminar ou reduzir erros no local de trabalho, descuidos e conflitos entre escritórios. Uma postura proativa em relação aos modos produtivos de comunicação - seja eletrônica ou pessoalmente - também pode melhorar a eficiência e a produtividade em seu ambiente de pequenas empresas.

Estabelecer preferências de comunicação

Pergunte aos funcionários e líderes de equipe sobre suas preferências de troca de informações relevantes para o trabalho. Algumas pessoas podem preferir formas eletrônicas de comunicação de interação, enquanto outras podem estar mais à vontade em configurações face a face ou em grupo nas quais as informações são trocadas verbalmente. Depois de entender as maneiras pelas quais seus funcionários preferem interagir, você pode personalizar sua abordagem para melhor atender às necessidades individuais.

Desenvolver políticas de comunicação

As políticas de comunicação podem ajudá-lo a definir os parâmetros nos quais você deseja que os funcionários trabalhem quando se trata de troca de informações. Por exemplo, você pode desenvolver diretrizes para enviar e-mails, copiar outros, encaminhar mensagens e até mesmo o tempo de resposta adequado para responder a consultas. Também desenvolva diretrizes de comunicação telefônica e escrita e defina quando é apropriado usar um formulário em detrimento de outro. Quando os funcionários entendem o que você quer deles em termos de comunicação interativa, eles são mais capazes de cumprir.

Criar uma agenda de discussão

Sempre que tiver uma reunião ou discussão com os funcionários, crie uma agenda para o que você deseja cobrir. Isso permite que você faça perguntas específicas e pontuais e incentive a participação do grupo interativo, seja participando “ao vivo” ou via teleconferência. Faça anotações e faça um acompanhamento com um resumo detalhado da sua reunião que é distribuído a todos os participantes. Essa abordagem define a comunicação que ocorreu e mantém todos na mesma página.

Use a tecnologia quando apropriado

A comunicação interativa pode ser facilitada através de uma variedade de mídias eletrônicas, incluindo videoconferências e teleconferências. Embora isso permita uma ampla gama de canais de comunicação de negócios, às vezes a comunicação em pessoa é mais apropriada e eficaz. Os exemplos incluem casos em que os membros da equipe não se encontraram pessoalmente por um período de tempo, quando um tópico de discussão é complexo, há inúmeros participantes, ou onde é importante ler sinais e sinais não-verbais uns dos outros. Ao usar a tecnologia interativa, faça um esforço para incluir todos como faria em uma reunião ao vivo.