Efeitos do roubo na equação contábil

Um princípio fundamental da escrituração contábil de negócios é que a equação contábil deve sempre equilibrar: Seus ativos devem sempre igualar seus passivos mais o patrimônio de seu dono. Quando sua empresa se torna vítima de roubo, seja por ladrões ou por um funcionário sem escrúpulos, isso pode ter um impacto na equação, mas, no final, o equilíbrio será restaurado.

Dinheiro e Inventário

Um ladrão só quer algo de valor, e isso significa que o roubo reduzirá seus ativos. Os ativos mais fáceis para os ladrões chegarem às mãos são dinheiro e estoque. Digamos que um ladrão rouba US $ 100 em mercadorias de suas prateleiras. Isso reduz seus ativos de inventário em US $ 100. Se um funcionário rouba cinco notas de US $ 20 do caixa, isso reduz os ativos em dinheiro da empresa em US $ 100. Nesses casos, você pode até descobrir o roubo porque a equação contábil está fora de equilíbrio, com seus ativos chegando a $ 100 a menos. Se você mantiver bons registros de negócios, poderá aprofundar e identificar a fonte da escassez.

Despesa de roubo

Quando você descobre roubo, as implicações da escrituração provavelmente não estarão no topo de sua mente. Mas eventualmente seus livros terão que ser reconciliados. Para fazer isso, você informa uma despesa com uma entrada, como "perda por roubo". Uma despesa de roubo de US $ 100 reduz o lucro líquido em US $ 100, o que, por sua vez, reduz o patrimônio do proprietário em US $ 100, trazendo a equação contábil de volta ao equilíbrio.

Ativos de Capital

Às vezes, os ladrões saem com bens de capital - isto é, itens transportados em seu balanço como parte de "imobilizado". Isso pode incluir um veículo da empresa ou uma peça de maquinaria. Nesse caso, o roubo reduz seus ativos pelo valor contábil do item roubado - o custo relatado menos qualquer depreciação acumulada. Para equilibrar a equação, você precisará reportar uma despesa de roubo igual ao valor contábil do ativo roubado.

Itens "Expensados"

A maioria das empresas tem todo tipo de coisas por aí que não aparecem como ativos em seus balanços. Suprimentos de escritório, materiais de limpeza e outros "consumíveis" - coisas que são usadas por sua empresa - não aparecem no balanço patrimonial como ativos. Em vez disso, eles são simplesmente informados como despesas quando você os compra. Se um item "expensado" for roubado, não haverá impacto direto na equação contábil, porque o valor do item não está incluído na equação para começar. Quando você compra um item de reposição para o item roubado, seu ativo em dinheiro diminuirá de acordo com a quantia paga, e você reportará uma despesa de um valor igual, como faria com qualquer compra regular. Se desejar, você pode registrar a despesa como uma despesa de roubo em vez de uma despesa geral, mas isso não afeta os fundamentos de relatar a transação.

Reivindicações de seguro

Se você registrar uma reivindicação de seguro para os bens roubados, a contabilidade será tratada de maneira um pouco diferente. Em vez de reportar uma despesa de roubo pelo valor total dos ativos perdidos, você criaria um novo ativo, chamado "créditos a receber", igual ao valor da sua reivindicação de seguro. Qualquer diferença entre a reclamação e o valor perdido - uma franquia de seguro, por exemplo - é reportada como uma despesa de roubo. Neste ponto, a equação está de volta em equilíbrio. Quando você receber sua liquidação da companhia de seguros, remova o montante da liquidação das reivindicações a receber e adicione-a à sua conta em dinheiro. Tudo fica em equilíbrio.