Regras de etiqueta de e-mail para envio de e-mails comerciais

O uso adequado do email é tão importante que a "netiqueta" é agora discutida. De acordo com o Dictionary.com, esse termo significa "as regras de etiqueta que se aplicam ao se comunicar através de redes de computadores, especialmente a Internet". Como o email comercial é uma extensão do produto de trabalho de um funcionário, o remetente de um email inadequado é visto como não profissional. Como alternativa, um email eficaz que obtenha resultados pode melhorar a imagem do remetente. No geral, uma compreensão das regras da etiqueta de e-mail é fundamental para o sucesso.

Preparando o email

E-mails comerciais devem seguir muitas das diretrizes usadas para comunicação por escrito. Use sempre gramática e ortografia adequadas. Evite abreviações, como "plz" e emoticons, como uma carinha sorridente. As letras maiúsculas são reservadas para a ênfase, uma vez que seu uso está considerando gritar na cultura da Internet. Torne os emails concisos e fáceis de ler, escrevendo uma linha de assunto descritiva, utilizando marcadores e resumindo pontos-chave.

Enviando o email

Pense duas vezes antes de apertar o botão "enviar". E-mails são uma forma de comunicação que pode ser vista por qualquer pessoa no futuro. Copie as pessoas apenas com base na necessidade de saber para evitar sobrecarregar um usuário com informações desnecessárias. Lembre-se também de que os assuntos sensíveis geralmente são melhor abordados por telefone ou pessoalmente.

Respondendo ao email

Correspondentes de e-mail geralmente esperam respostas imediatas. Para gerenciar essa expectativa, crie uma mensagem de ausência temporária com informações de contato alternativas quando você não estiver disponível. Caso contrário, responda e-mails dentro de um prazo razoável. É útil incluir um número de telefone como parte de sua saudação para permitir que os destinatários se conectem facilmente a você dessa maneira.

Compartilhando E-mail

Um remetente de e-mail espera que seu endereço não seja compartilhado para fins não aprovados, mesmo que não esteja formalizado em uma política de privacidade. O remetente também tem a responsabilidade de não incluir informações confidenciais, como informações de cartão de crédito, que possam ser usadas de forma inadequada por uma parte indesejada.

Usando os recursos da empresa

Os emails transmitidos no trabalho estão sujeitos às políticas da empresa. Normalmente, é inaceitável enviar piadas e emails em cadeia. Limite a correspondência de e-mail pessoal e use um endereço de e-mail profissional, se você escolher um.