Como usar o Microsoft Word para extrair dados do Excel

As planilhas do Excel podem conter muitos tipos de dados, incluindo texto, cálculos e gráficos. Se você precisar usar qualquer uma dessas informações nos documentos do Word da sua empresa, há métodos diferentes que você pode usar para extraí-los de uma planilha existente. Você pode copiar e colar objetos para vincular ou incorporar dados de uma planilha ou pode mesclar dados de uma tabela do Excel em um formulário do Word. O método escolhido depende do resultado desejado.

Vincular ou incorporar dados

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Abra a planilha do Excel da qual você deseja extrair dados, bem como o documento do Word no qual você deseja inserir ou incorporar os dados.

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Selecione o gráfico, intervalo ou outros dados no Excel que você deseja usar no Word. Pressione "Ctrl-C" ou clique em "Copiar" no grupo Área de Transferência da aba Inicial.

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Vá para o documento do Word. Clique na seta suspensa "Colar" no grupo Área de transferência da guia Página inicial e selecione "Colar especial".

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Escolha "Colar" e selecione "Objeto Gráfico do Microsoft Office Excel" para incorporar os dados. Escolha "Colar vínculo" e selecione "Objeto de gráfico do Microsoft Office Excel" para vincular os dados.

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Clique em "OK" para inserir os dados extraídos do Excel.

Mesclar dados

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Abra um documento em branco no Word. Vá até a aba "Mailings", clique em "Start Mail Merge" e selecione "Step by Step Mail Merge Wizard". Selecione "Cartas" em Tipo de documento e clique em "Avançar".

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Escolha qual documento você deseja usar como o formulário no qual você extrai dados do Excel, como o documento em branco atual ou um modelo. Clique em "Next".

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Selecione "Usar uma lista existente" em Selecionar destinatários e clique no botão "Procurar". Navegue até o arquivo do Excel a partir do qual você deseja extrair dados e clique em "Abrir". Escolha a tabela específica ou folha que você deseja usar e clique em “OK”. Classifique ou filtre os dados, se necessário, e clique em "OK".

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Clique em "Next". Escolha os campos que você deseja mesclar no documento e clique no botão "Corresponder campos" para corresponder aos campos no documento com as colunas da planilha.

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Clique em "Next" para visualizar a mesclagem. Edite o documento, se necessário, e clique em "Avançar" novamente para concluir a mesclagem.