Respeito por e-mail no local de trabalho

O e-mail é uma forma onipresente de comunicação bidirecional no cotidiano de muitas pessoas - em casa e no local de trabalho. No entanto, alguns trabalhadores podem deixar de separar adequadamente um estilo de vida pessoal descontraído de um ambiente profissional respeitoso. Nikita Garia sugere em um artigo para a seção "India Real Time" do site "The Wall Street Journal" que o respeito por e-mail não é importante apenas em seu escritório, mas também quando você se comunica com outras entidades relacionadas a negócios fora do escritório. local de trabalho - e em todo o mundo.

Composição

Você está constantemente no modo de composição quando está criando ou respondendo a uma mensagem de email. Esforce-se para sempre usar boas habilidades de escrita, incluindo gramática, ortografia e estrutura de frases. Use uma linguagem profissional, mesmo em configurações de trabalho descontraídas, a menos que toda a organização esteja na mesma página. Embora uma mensagem enviada aos funcionários no local de trabalho seja entendida como um meio de comunicação alternativo, e não para publicação literária, crie suas mensagens como um ensaio ou press release - introdução, corpo e conclusão - se tiver várias frases longas .

Envio

Imagine como uma nova mensagem de e-mail aparece na tela do computador para o destinatário. A caixa de entrada do cliente ou programa de email mostra apenas algumas informações sobre a natureza da mensagem - assunto, remetente e data / hora. Inclua um assunto no e-mail como cortesia para que o destinatário possa ter uma ideia rápida do assunto do e-mail. Além disso, assuma a propriedade total e maximize os recursos de personalização pessoal da sua conta de e-mail. Por exemplo, entre em suas configurações de e-mail e preencha seu primeiro e último nome, bem como sua posição e departamento. Crie uma assinatura que inclua essas mesmas informações, mas também liste seu endereço, telefone e fax, se aplicável. Essa cortesia ajuda o remetente a identificar quem você é, diminuindo também o tempo necessário para rastrear suas informações adicionais.

Recebendo

Leia suas mensagens de e-mail novas e recebidas o mais rápido possível no caso de uma resposta rápida ou emergência ser necessária pelo remetente. Em muitos programas de email, os remetentes podem incluir uma exclamação "!" marca para indicar alta importância. Além disso, ative os recursos de notificação de recebimento em seu programa de e-mail, em respeito às pessoas em seu local de trabalho, que precisam de documentação de que o e-mail chegou em sua Caixa de entrada e que você leu a mensagem. A propósito, ativar recursos de notificação automática economiza o tempo de ter que responder a e-mails paranoicos nas seguintes linhas: "Você recebeu meu e-mail?"

Respondendo

Responda a mensagens de e-mail assim que for humanamente possível e com o tempo. Quando você recebe um telefonema, você e o chamador podem contar o número de toques. Da mesma forma, os remetentes de e-mail podem usar os registros de data e hora para contar o número de minutos necessários para ler e responder a uma mensagem de e-mail. Por gentileza, componha e envie uma resposta completa o mais breve possível. Como alternativa, envie uma mensagem curta informando pessoalmente que você recebeu a mensagem e quando espera enviar uma resposta completa. Seus colegas de trabalho apreciarão que você tenha pelo menos a mensagem de e-mail e seu conteúdo no seu prato durante o dia.

Arquivamento

Salve mensagens de e-mail no local de trabalho o máximo que puder, sem sacrificar a organização ou esgotar os recursos de armazenamento do escritório. Crie pastas com os nomes de indivíduos ou departamentos que geralmente enviam e-mails para você e, em seguida, configure filtros que arquivem automaticamente esses e-mails nas respectivas pastas. Limpe periodicamente sua caixa de entrada e coloque e-mails não arquivados em pastas recém-criadas ou na lixeira. Configure o arquivamento automático que salva e-mails em um segundo local de armazenamento após um determinado número de dias. Em muitos aspectos, os e-mails são documentação oficial do local de trabalho, muito parecido com a digitação de um memorando ou uma carta "Re:" (sobre) no papel. Como um aparte, e-mails também podem servir como documentação em questões legais para o negócio.