Lista de verificação de arquivos de funcionários

Uma das funções mais importantes do departamento de recursos humanos é a manutenção de registros, incluindo arquivos de emprego, arquivos de benefícios e gerenciamento de segurança, registros de treinamento e desenvolvimento. O arquivo do funcionário contém um registro de todas as ações de emprego. Os arquivos de emprego - geralmente chamados de arquivos pessoais - exigem medidas precisas e precisas para garantir que os arquivos sejam precisos, completos e atualizados. Em muitas organizações, existem dois tipos de arquivos de emprego. O departamento de recursos humanos mantém um arquivo para cada funcionário. O departamento também mantém o que é chamado de arquivo “supervisor” ou “departamento”. Este arquivo geralmente contém apenas informações relacionadas ao atendimento do funcionário, desempenho e contato de emergência.

Retenção de arquivos de funcionários

O arquivo de recursos humanos é confidencial, com acesso concedido apenas a determinados indivíduos no departamento de recursos humanos. Um elemento crítico do treinamento de recursos humanos é a confidencialidade dos arquivos dos funcionários e as conseqüências de qualquer violação de confidencialidade. De acordo com a US Equal Employment Opportunity Commission, os arquivos dos funcionários devem ser mantidos por um ano após a data de término do empregado. Além disso, os registros de funcionários referentes a salários, aumentos de mérito, promoções e ações de emprego relacionadas devem ser mantidos por até três anos, de acordo com o Fair Labors Standards Act e o Age Discrimination in Employment Act. Sempre verifique com seus regulamentos estaduais que regem a retenção de registros de emprego. Por exemplo, a lei do Texas sobre retenção é de quatro anos em questões relativas a fraude de funcionários ou quebra de confidencialidade.

Conteúdo do arquivo do funcionário do departamento de RH

Os documentos iniciais que entram em um arquivo do empregado são o pedido de emprego, e quaisquer notas sobre o processo de seleção e entrevistas. Uma vez que o candidato aceitou a oferta de emprego, ela deve ser elegível para trabalhar nos EUA. Dependendo das circunstâncias do funcionário, esta documentação pode incluir identificação, como certidão de nascimento, cartão da Seguridade Social, carteira de motorista, passaporte ou visto de trabalho. Serviço de Cidadania e Imigração dos EUA.

Documentos relativos à investigação de antecedentes e acordos assinados relativos à divulgação de informações e confidencialidade da empresa estão contidos no arquivo de emprego. A confirmação assinada para o recebimento do manual também faz parte do arquivo do funcionário.

O arquivo de emprego também deve conter o seguinte: documentação referente a ações disciplinares, comendas, avaliações de desempenho, aumentos de salário, bônus, participação, promoções, rebaixamentos, transferências e informações de contato de emergência.

Arquivos de funcionários protegidos da HIPAA

Um arquivo de funcionário separado deve ser acessível apenas a indivíduos designados no departamento de recursos humanos. Este arquivo separado contém todas as informações relativas a exames médicos, seleções de seguro de saúde, declarações de incapacidade e questões de compensação dos trabalhadores. Sob a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPAA), é imperativo que toda a documentação médica seja mantida pela seção de benefícios. Geralmente, é um gerente de benefícios que é certificado como o oficial da HIPAA responsável por esses registros confidenciais.