Exemplos de justificativas orçamentárias

Um orçamento pode ser uma ferramenta poderosa de gerenciamento. Um orçamento preciso permite que uma empresa preveja suas despesas operacionais e planeje custos recorrentes. Inserir números em um formulário de resumo de orçamento é apenas parte do processo de orçamento. Um gerente que cria um orçamento também deve fornecer uma explicação detalhada de cada item, conhecida como justificativa orçamentária ou uma narrativa orçamentária, para dar suporte a esses números.

Headcount

Adicionar o número de funcionários ao orçamento exige que o gerente aborde vários fatores. A justificativa orçamentária deve incluir o cargo, a razão pela qual o departamento precisa do novo funcionário, o cargo e a faixa salarial. Um exemplo de justificativa orçamentária para um novo assistente administrativo é: "Assistente administrativo: 1 @ $ 35.000. O departamento de vendas precisa de um assistente administrativo adicional para dar suporte a três novos gerentes de vendas que foram contratados no ano passado. Essa é uma posição de tempo integral. faixa salarial local para a posição é de US $ 33.000 a US $ 36.000 ".

Equipamentos e suprimentos

Equipamentos e suprimentos de escritório incluem muitos itens que um funcionário precisa para fazer seu trabalho. Detalhar esses itens faz parte do processo de justificação do orçamento. Se a administração tiver que cortar despesas, um orçamento detalhado torna mais fácil tomar uma decisão informada sobre quais itens reduzir. Por exemplo:

Equipamentos de escritório e suprimentos para novo assistente administrativo: US $ 2.225. Divisão: 1 computador a $ 1.000 (inclui CPU, monitor, teclado e software com configuração padrão). 1 estação de trabalho @ $ 1.000 (inclui mesa de computador padrão, gabinete de arquivo e cadeira). Material de escritório @ $ 225 (O orçamento anual atual de fornecimento de escritório dividido pelo número de funcionários é de US $ 225).

Esse exemplo dá à administração uma oportunidade de cortar US $ 225 do orçamento se precisar fazer reduções, em vez de escolher aleatoriamente uma quantia a ser cortada.

Capitalização

Uma empresa deve capitalizar certas despesas que se tornam ativos e carregá-las em seus livros ao longo do tempo. Uma justificativa orçamentária detalhada indica se uma despesa é uma despesa de capital, uma despesa operacional ou uma despesa que a empresa inclui em seu custo de mercadorias vendidas. Um exemplo de uma despesa capitalizada é: "Substituir o sistema HVAC na sede: US $ 36.000. O preço é baseado no lance vencedor e será capitalizado sob regras de capitalização uniformes."

Custos indiretos

Um orçamento também deve incluir uma justificativa para os custos indiretos. As despesas indiretas são geralmente refletidas como uma porcentagem das despesas diretas. Custos como depreciação e serviços públicos são despesas indiretas. Da mesma forma, os custos que beneficiam toda a organização, mas não podem ser facilmente atribuídos a um projeto, como serviços compartilhados de secretaria e custódia, são considerados despesas indiretas. Depois de listar as despesas diretas, o gerente totaliza as despesas e inclui a justificativa orçamentária para as despesas indiretas. Por exemplo: "Despesas indiretas: US $ 10.000. As despesas diretas são de US $ 100.000 e a relação de despesas indiretas é de 10%. 100.000 x .10 = 10.000."