Como escrever procedimentos operacionais padrão (SOPs) para controle de documentos

Organizações e corporações de todos os tipos usam documentos para transmitir mensagens interna e externamente. Para uma organização se manter eficiente, ela deve desenvolver mecanismos para controlar e organizar esses documentos. Na verdade, a Organização Internacional para Padronização ou ISO publica diretrizes que organizações não-governamentais podem usar para atender aos padrões de qualidade. A cláusula 4.2.3 das normas ISO 9001 explica essas diretrizes.

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Descreva o processo de aprovação de documentos antes de emitir. Explique quem é responsável por obter um documento aprovado e quem deve assinar o documento para que ele seja considerado aprovado. Por exemplo, algumas organizações exigem uma assinatura do gerente de qualidade, enquanto outras podem exigir assinaturas de aprovação de várias pessoas em posições de alta gerência, como o vice-presidente ou presidente.

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Definir procedimentos operacionais padrão para atualizações e revisões de documentos após a aprovação inicial. Declare se os documentos devem ser revisados ​​e atualizados periodicamente (por exemplo, semestralmente) ou conforme necessário para tratar de alterações ou deficiências nos documentos. Explicar mecanismos para registrar a revisão do documento e a subsequente reaprovação de documentos. Muitas organizações exigem as mesmas assinaturas para a nova aprovação do que para a aprovação inicial dos documentos.

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Escreva as etapas necessárias para identificar e registrar corretamente as alterações do documento. Por exemplo, você pode exigir que um histórico de revisão seja mantido com cada documento que lista as alterações feitas em cada revisão. Explicar o sistema usado para identificar a revisão atual de documentos, como um sistema de letras e números (por exemplo, Rev. 23).

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Crie e explique o sistema para armazenar e organizar as revisões dos documentos atuais. Por exemplo, você pode usar o servidor de rede da organização para armazenar arquivos de documentos eletronicamente ou impor o armazenamento de documentos em papel físicos. Em cada caso, explique como os funcionários ou representantes autorizados podem acessar os documentos e os privilégios permitidos (por exemplo, impressão ou cópia).

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Explique como documentos oficiais serão mantidos legíveis e identificáveis. Com documentos eletrônicos, por exemplo, explique o sistema de nomes de arquivos que você usa. Para documentos em papel, explique como os documentos devem ser manuseados e mantidos utilizáveis ​​(por exemplo, documentos de laminação ou recopiação).

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Crie uma seção em seus SOPs dedicados à organização e controle de acesso de documentos externos. Faça uma lista dos documentos externos que você usa (por exemplo, documentos governamentais ou de clientes). Explique os procedimentos para identificar e organizar esses documentos em sua empresa e como você ficará atualizado com as versões atuais (por exemplo, recuperando documentos da agência governamental on-line).

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Escreva um método para identificar documentos desatualizados se eles forem retidos e impedir o uso não intencional desses documentos. Por exemplo, algumas empresas fragmentam ou descartam documentos obsoletos imediatamente após a identificação de uma versão atual. Isso evita que documentos antigos fiquem ao redor e garante que eles não sejam usados ​​acidentalmente.