Relatório de Despesas

O relatório de despesas é uma das partes mais espinhosas do mundo dos negócios para administradores e funcionários. Muitos funcionários às vezes preenchem relatórios como uma maneira de voltar a seus chefes, enquanto os da administração se queixam de que os relatórios de despesas estão consumindo muito lucro da empresa. Aqui estão algumas diretrizes rápidas para todos os funcionários pensarem quando juntam as despesas.

Definir uma política clara

Explicar as regras de relatórios de despesas aos funcionários e mantê-las lembrando. Por exemplo, só porque uma nova contratação foi informada de que o café com um cliente não era uma despesa durante os dois dias em que o novo trabalhador entrou com a papelada não significa que ele se lembrará disso em cinco meses. No entanto, evite longas reuniões da empresa sobre esse problema. Essa é outra maneira de as pessoas esquecerem as políticas.

Despesas Automáticas

O governo federal define uma taxa de milhagem para empresas e indivíduos deduzirem por dirigir relacionado ao trabalho, fora dos deslocamentos. A maioria das empresas compensará os funcionários por dirigirem negócios. A melhor coisa a fazer é usar a taxa federal ou as taxas de milhagem usadas por empresas semelhantes para evitar reclamações de funcionários. Sempre certifique-se de pedir registros de milhagem para apoiar as reivindicações.

Informatização

Mesmo com mais escritórios transitando para computadores no local de trabalho, muitas empresas ainda têm funcionários que preencham formulários de despesas manualmente. Isso pode funcionar para uma pequena empresa com poucos funcionários, mas empresas maiores podem querer criar uma versão computadorizada do formulário. Isso torna mais fácil para a equipe de contabilidade a longo prazo.

Relatórios de questionamento

Um dos casos mais famosos de um funcionário que criou relatórios falsos foi o ex-repórter do New York Times, Jayson Blair, que entregou recibos de cobertores que comprou no Brooklyn enquanto ele deveria estar trabalhando na Virgínia. Ele não foi pego até que ele foi descoberto plagiando histórias. A lição é checar os relatórios, porque lá pode haver sinais de outros problemas que um funcionário está enfrentando.