Explicação para o Small Business Form W-9

Muitas pequenas empresas usam o formulário W-9 no curso normal dos negócios, conforme determina as regulamentações do Internal Revenue Service. É um de uma família de formulários usados ​​para rastrear pagamentos de salário e é semelhante ao formulário W-4. A principal diferença é que o W-9 é usado por indivíduos e empresas que não são funcionários e o W-4 é usado pelos funcionários para declarar seus dependentes. Ambos os formulários são usados ​​para certificar o número de identificação do contribuinte do trabalhador. Pessoa isenta de retenção também pode usar os formulários para certificar seu status. A coleta de informações do W-9 é um precursor para determinar sua responsabilidade de relatar os pagamentos reais feitos.

Usos

Solicite o formulário W-9 sempre que você pagar dinheiro para cidadãos e estrangeiros residentes, empresas organizadas nos EUA, propriedades domésticas e trusts. O formulário tem duas funções: certificação do Número de Identificação do Contribuinte e certificação de certos tipos de isenções de impostos retidos na fonte. O formulário é usado para coletar informações críticas pelas quais o Internal Revenue Service o responsabilizará. Se você não conseguir obter o formulário, poderá estar sujeito a penalidades.

Como é usado

Forneça o formulário W-9 em branco a qualquer nova pessoa ou empresa que pretenda pagar. Eles são obrigados por lei a certificar seus números de identificação do contribuinte. Você deve manter o registro em arquivo, desde que seja necessário manter seus registros de declaração de imposto. É a sua prova de que você cumpriu a lei que exige a certificação dos números de identificação do contribuinte. O formulário W-9 é a base para a preparação de outro formulário, conhecido como 1099, para informar o valor que você pagou à pessoa ou empresa.

Disponibilidade

O W-9 é uma forma comum e está amplamente disponível. A maioria dos grandes Correios dos EUA possui um rack com formulários de impostos e grandes lojas de material de papel também carregam suprimentos. Muitos dos programas contábeis empacotados incluem software de geração de formulários. O lugar mais simples para obter o formulário é o site do Internal Revenue Service. A vantagem de usar o formulário oficial é que você pode concluí-lo em seu computador e imprimi-lo para assinatura. Variações do formulário oficial são aceitáveis ​​desde que forneçam as mesmas informações críticas.

Retenção de segurança

Uma pessoa ou empresa tem 60 dias para fornecer um TIN certificado em resposta ao seu pedido. Se eles não tiverem um número ou não confirmarem o número, você poderá ser obrigado a instituir a retenção de backup. Isso implica deduzir uma parte do pagamento e entregá-lo ao Internal Revenue Service da mesma forma que outras retenções. As regras e procedimentos para a retenção de back-up no W-9 podem ser complexas e você deve verificar com o IRS ou um profissional de impostos para se certificar de que você siga o procedimento correto.