Cinco perguntas para análise de transações

A precisão de suas demonstrações financeiras depende da análise e contabilidade corretas de suas transações comerciais. Você pode inserir qualquer transação em seu sistema contábil corretamente respondendo a cinco perguntas analíticas. As perguntas são projetadas para identificar o tipo de transação, as contas afetadas pela transação e a maneira como a transação afeta o saldo da conta. Este procedimento é eficaz se você administra um negócio de manufatura ou varejo, ou usa um sistema contábil de caixa ou de provisão.

Quais contas são afetadas?

O documento de origem registra a atividade que dá origem à transação. Revisar o documento de origem identifica as contas envolvidas na transação. Se um cliente faz uma compra em dinheiro, as contas afetadas são vendas e dinheiro. Se você comprar suprimentos usando dinheiro, as contas afetadas serão suprimentos e dinheiro. Algumas transações envolvem mais de duas contas. Se você comprar um estoque com dinheiro e receber o desconto da compra, as contas afetadas serão inventário, dinheiro e desconto na compra.

Qual categoria de conta é afetada?

A transação registrada no documento de origem revela a categoria contábil afetada. Os cinco tipos de categorias contábeis são ativos, passivos, patrimônio líquido ou proprietário, receita e despesas. Por exemplo, transações envolvendo dinheiro, equipamento de escritório e estoque afetam suas contas de ativos. Transações envolvendo seus empréstimos pendentes e faturas de fornecedor aberto afetam as contas de responsabilidade. Suas transações de vendas afetam as contas de receita. Pagar as contas comerciais afeta suas contas de despesas.

Qual é o saldo da conta?

Cada categoria de conta tem um saldo de débito ou crédito. Contas de ativos, como dinheiro e equipamentos, normalmente têm um saldo devedor. Contas de passivo, como contas a pagar e notas a pagar, têm um saldo de crédito. As contas de patrimônio líquido ou patrimônio líquido normalmente possuem um saldo de crédito. As contas de receita, incluindo vendas brutas e vendas líquidas, têm um saldo de crédito. Contas de despesas, como utilidades e despesas de aluguel, normalmente têm um saldo devedor.

A conta aumenta ou diminui?

A transação determina se o saldo da conta aumenta ou diminui. Por exemplo, comprar um ativo aumenta o saldo devedor da conta. Contratar um empréstimo comercial aumenta o saldo de crédito da conta do passivo. Fazer uma venda em dinheiro ou crédito aumenta o saldo de crédito nas contas de receita. Pagar salários de funcionários e contas de celular aumenta o saldo devedor nas contas de despesas.

Fazer o balanço de débitos e créditos?

Depois de analisar e inserir a transação, o total de débitos e créditos deve ser equilibrado. A execução de um balancete responde a essa pergunta. O balancete lista todas as contas com saldo devedor em uma coluna e as contas com saldo de crédito em outra coluna. O total da coluna de débito e o total da coluna de crédito devem ser os mesmos. Caso contrário, você pode analisar as contas afetadas pela transação para encontrar e corrigir o erro.