Regras GAAP para fundos de caixa pequeno

O Conselho Federal de Normas Contábeis desenvolve os princípios contábeis geralmente aceitos, ou GAAP, que são aceitos e usados ​​universalmente por contadores públicos. As empresas usam as regras GAAP para garantir práticas consistentes e padrões éticos para a contabilidade financeira. As empresas estabelecem fundos de caixa para cobrir despesas comerciais pequenas e inesperadas que surgem no curso normal das operações. As regras de pequeno valor contábil do GAAP incluem procedimentos para registro de transações, rastreamento de desembolsos e prevenção do uso indevido do fundo.

Localização e equipe designada

As normas GAAP recomendam que os fundos de caixa pequenos sejam mantidos em local fechado, como caixa ou gaveta, com documentação das transações. As empresas devem designar um custodiante do fundo de caixa e designar uma pessoa diferente para autorizar ou aprovar o desembolso dos fundos. As regras recomendam que uma terceira pessoa seja designada para executar as funções contábeis, como a reconciliação de caixa e outras contas no final do mês. As empresas muito pequenas podem usar outros controles internos para monitorar o uso de caixa pequeno, como auditorias surpresa dos fundos e da conta.

Valor do Fundo e Usos Permitidos

A administração determina o montante em dinheiro mantido no fundo de caixa com base no quanto a empresa precisa durante um período de um mês. O montante é representado em todos os momentos pelo montante em dinheiro no fundo ou por uma combinação de dinheiro e recebimentos para desembolsos. A administração determina os usos permitidos para fundos de caixa pequena, como pequenas compras em dinheiro abaixo de um determinado valor, suprimentos de escritório de reposição, taxas de postagem, entrega e envio e gorjetas.

A conta e os fundos

Depois de criar uma conta contábil para caixa pequena, a empresa registra um cheque ao custodiante de caixa para o valor do fundo de caixa. A criação de uma conta de caixa separada permite que a empresa concilie a conta de caixa pequena com outras contas em dinheiro. O zelador desconta o cheque e coloca o dinheiro no local trancado para os fundos de caixa. O custodiante do fundo submete um formulário de solicitação para reabastecer os fundos de caixa pequena. O formulário de solicitação é enviado com a comprovação de que o dinheiro restante no fundo, a documentação dos desembolsos e o valor de reposição solicitado equivale ao valor total estabelecido para o fundo de caixa.

Desembolsos

Os custodiantes garantem que os recebimentos sejam obtidos para todos os desembolsos. O uso de um log ajuda a rastrear desembolsos e fornece informações para registrar transações e reconciliar contas. Os vouchers numerados que incluem o nome do funcionário, a data, a finalidade do pedido e o tipo de despesa fornecem as informações necessárias e o mecanismo de rastreamento. O empregado devolve o voucher ao custodiante com as faturas, recibos e outra documentação de apoio.

Transações de Gravação

O cheque enviado ao custodiante para os fundos de caixa pequeno é registrado no boleto de desembolsos de caixa como um débito em dinheiro e um crédito em dinheiro. Os desembolsos de caixa pequeno são registrados nas contas de despesas apropriadas ao longo do mês. Reabastecer os fundos de caixa antes de completar as demonstrações financeiras da empresa para o mês, para que o montante em dinheiro no fundo de caixa pequena corresponda ao saldo registrado para a conta de caixa pequena. A conta contábil do caixa pequeno é registrada como um ativo circulante no balanço patrimonial da empresa.