Boas ideias para melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo

Pequenas empresas e proprietários de pequenas empresas são tão propensos a experimentar estresse no ambiente de trabalho quanto qualquer grande empresa ou seus funcionários. O segredo para gerir eficazmente o stress - independentemente do tamanho de uma empresa - está na resolução de questões relacionadas com o stress, tanto do ponto de vista organizacional como individual. Habilidades de gerenciamento de tempo mal desenvolvidas ou inexistentes são um grande estressor no local de trabalho. Embora uma empresa de pequeno porte possa não ter os recursos financeiros para resolver problemas de gerenciamento de tempo comprando software de gerenciamento de tempo caro e, às vezes, complexo, há muitas ideias e alternativas de baixo a nenhum custo.

Uma abordagem organizacional

Uma das melhores maneiras de abordar o gerenciamento do tempo a partir de uma perspectiva organizacional é que o proprietário de uma pequena empresa primeiro desenvolva boas habilidades de gerenciamento de tempo e torne-se um modelo motivacional para os funcionários da empresa. A incorporação de ideias para melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo em um programa de bem-estar de funcionários recém-desenvolvido ou já existente também pode ser uma maneira eficiente de abordar o problema em nível organizacional. Considere postar dicas de gerenciamento de tempo no quadro de avisos do funcionário, incluindo um segmento de gerenciamento de tempo em uma série de almoços e aprendizados, e incorporando idéias de gerenciamento de tempo nos processos e procedimentos do local de trabalho.

Use livros de compromisso

Compra de agendas para o pessoal de escritório, gerentes de departamento e outros funcionários-chave. Instrua esses funcionários a interromper a criação de listas de tarefas pendentes de uma única folha, que geralmente se tornam tão longas que não são eficazes nem utilizáveis. Adote uma política de agendamento em que reuniões, tarefas e atividades são agendadas e atribuídas não apenas a um dia específico, mas também a um horário de início e término específico. Se a empresa usa um programa de software de escritório que inclui um módulo de planejamento, uma agenda eletrônica é uma alternativa.

Reduzir ou interromper interrupções

Incentive os funcionários a reduzir as interrupções que desperdiçam tempo criando um ambiente em que os funcionários se sintam à vontade para dizer "não". Uma política de portas abertas, embora padrão em muitas pequenas empresas, é um convite aberto para interrupções e redução de produtividade. Permitir que os funcionários incorporem o horário de expediente no planejamento de agendas é uma maneira eficiente de agendar o horário das interrupções. Adote uma política que indique que, a menos que um problema ou problema exija uma resposta imediata, os funcionários planejam períodos de tempo, como no final de cada dia de trabalho, para retornar chamadas telefônicas e responder ao e-mail recebido durante o dia.

Faça do planejamento uma prioridade

Uma reunião semanal de planejamento de 30 minutos na manhã de segunda-feira pode definir o cenário para as atividades da semana. Reuniões de planejamento semanais proporcionam aos funcionários uma melhor compreensão do que precisa ser realizado durante a semana. A incorporação de uma sessão de perguntas e respostas em cada reunião semanal oferece a todos a oportunidade de fazer perguntas que possam precisar de respostas e obter esclarecimentos sobre procedimentos pouco claros que podem resultar em interrupções de jornada de trabalho que desperdiçam tempo. Incentive os funcionários a passar os primeiros 15 minutos a 30 minutos todos os dias criando ou modificando um plano diário.