Como são relacionados W-9 e 1099-Misc?

Proprietários de pequenas empresas normalmente fazem ou recebem pagamentos que devem ser reportados ao Internal Revenue Service. Muitos desses pagamentos são relatados usando o formulário 1099-MISC. Para preencher este formulário, no entanto, o pagador precisa saber o número de identificação do contribuinte do destinatário, que pode ser obtido com um formulário W-9.

1099-MISC

O "MISC" em 1099-MISC significa receita diversa. Este formulário é usado para relatar todos os tipos de pagamentos por uma empresa, incluindo aluguéis, royalties, pagamentos por serviços, remuneração de não funcionários, pagamentos médicos, prêmios e rendimentos de barcos de pesca. Em geral, uma empresa deve emitir um 1099-MISC quando seus pagamentos a um indivíduo ou organização excederem US $ 600 em um ano, ou US $ 10 no caso de royalties e algumas outras coisas. Os pagamentos a trabalhadores freelancers e contratados costumam ser relatados usando um 1099-MISC, portanto, uma pessoa de uma pequena empresa pode enviar e receber esse formulário.

Requisitos de arquivamento

Quando um 1099-MISC é necessário, o negócio que fez os pagamentos deve arquivar uma cópia do formulário com o IRS e enviar uma cópia para o destinatário dos pagamentos. O formulário exige que o pagador forneça informações sobre o tipo e a quantidade de pagamentos, o nome e o endereço do pagador, o nome e endereço do destinatário e os números de identificação fiscal do contribuinte e do destinatário. É este último requisito que traz o formulário IRS W-9 para a equação.

Formulário W-9

O formulário W-9 é essencialmente uma solicitação formal para que uma pessoa ou organização forneça seu número de identificação de contribuinte - um número do Seguro Social ou um número de identificação do empregador. Este é um formulário para uso entre as partes; não é arquivado com o IRS. Você envia um W-9 em branco para um destinatário de pagamento, e o destinatário o preenche e retorna para você. Ou um pagador pode enviar um para você e devolvê-lo. Uma vantagem em usar o formulário, em vez de simplesmente pedir um número, é que submeter conscientemente um W-9 com informações incorretas é considerado perjúrio. Se informações falsas acabarem sendo reportadas ao IRS por causa do W-9, a pessoa que as preenchesse poderia ser processada.

Retenção de segurança

Se o destinatário dos pagamentos se recusar a fornecer um número de identificação do contribuinte, preenchendo o formulário W-9, esse destinatário ainda poderá receber o pagamento e receber um 1099-MISC. No entanto, o pagador deve reter 28% do dinheiro dos impostos federais. Isso é conhecido como "retenção de backup". Os pagamentos em um 1099-MISC são uma renda tributável, e a retenção na fonte garante que os impostos sejam pagos, mesmo que o IRS não possa determinar quem deve exatamente a eles, porque nenhum número de identificação é anexado aos pagamentos. O montante retido aparecerá na Caixa 4 do 1099-MISC. O W-9 inclui uma declaração de que o indivíduo ou organização que o preenche está isento de retenção na fonte. Preencha um W-9 e não há retenção.