Como documentar reuniões com subordinados

Suas reuniões com os funcionários podem ter consequências legais. Se você precisa lidar com um funcionário difícil ou com um desempenho consistente, deve documentar sua reunião para mostrar as medidas tomadas para ajudar o funcionário a melhorar. Em caso de rescisão ou ação disciplinar, você terá um registro de seus esforços para mostrar que suas ações foram baseadas em um esforço progressivo para melhorar a situação.

Anote as datas e os horários

Embora a gravação da data e hora de uma reunião possa parecer trivial, essa informação pode ter um impacto enorme nas ações de disciplina e rescisão. Você deve observar quando a reunião com um subordinado ocorre e quem estava presente. Isso demonstrará quando você tomou medidas progressivas para lidar com as dificuldades que você tem com um funcionário.

Mantenha um registro de metas

Parte da sua reunião com um funcionário deve cobrir metas. Anote as metas de conquista e melhoria que você definiu com o funcionário, incluindo critérios para medir o progresso em direção a essas metas. Esta documentação de objetivos prova que você tentou corrigir um esforço para manter o funcionário.

Incidentes do Documento

Quando ocorrerem incidentes negativos que envolvam seu funcionário difícil, anote quando os incidentes ocorreram e escreva uma breve descrição do que aconteceu. Aborde essas anotações durante a reunião com o subordinado e faça anotações adicionais sobre a reação do funcionário ao relato dos incidentes.

Lista de soluções oferecidas por funcionários

Solicite soluções do funcionário durante as reuniões. Anote as sugestões do funcionário para soluções. Caso essa pessoa não siga essas sugestões, você terá a documentação da falha do funcionário em realizar o esforço necessário.

Faça avisos escritos

Se você precisar avisar um funcionário durante uma reunião, anote o aviso em seu registro da reunião. Embora você também possa fazer com que o funcionário assine um documento reconhecendo a reunião, sua inscrição nas notas da reunião apoiará sua reivindicação de que você informou ao funcionário sobre iminente disciplina ou rescisão se você não vir alterações de comportamento.

Citar Política e Regras da Empresa

Em disputas com um funcionário, um dos principais problemas será se você lidou de forma justa na aplicação das regras. Durante sua reunião, cite as regras e políticas que você está seguindo ao lidar com o funcionário. Anote as fontes dessas diretrizes e indique que você as está seguindo.