Como documentar uma lacuna de desempenho e uma estratégia de solução

Uma empresa obtém o melhor desempenho obtendo os melhores resultados possíveis do esforço despendido tanto por seus funcionários quanto por seus processos. Robert Bacal escreve em "Como gerenciar o desempenho: 24 lições para melhorar o desempenho", esse desempenho é otimizado através da implementação de métodos de gerenciamento de desempenho que identificam barreiras ao desempenho ideal, bem como o desenvolvimento e implementação de estratégias de solução para abordar as barreiras identificadas.

atuação

O desempenho de um negócio é medido pela sua capacidade de realizar objetivos organizacionais de maneira operacional e financeiramente eficaz. A obtenção de eficácia operacional e financeira exige que tanto os processos de negócios quanto o próprio produto sigam as linhas de base ou padrões conhecidos. Tais padrões garantem que o trabalho realizado é preciso, completo e econômico e que o produto produzido segue suas especificações.

Performance Gap

Uma lacuna de desempenho ocorre se o desempenho atual de um processo, unidade de trabalho ou funcionário for diferente do desempenho desejado, conforme refletido nas linhas de base ou nos padrões. Diversas questões podem levar a uma lacuna de desempenho, incluindo a implementação de uma nova tecnologia para a qual os funcionários não são treinados para operar, problemas persistentes com a disponibilidade de componentes-chave do produto e a incapacidade de contratar funcionários com o conjunto de habilidades necessário para executar funções.

Análise de Lacunas de Desempenho

A documentação de uma análise de diferenças de desempenho - se o foco da análise é o funcionário, atividade ou processo - requer a identificação e registro de padrões de desempenho para o funcionário, atividade ou processo sob revisão, o nível de desempenho atualmente alcançado e a especificação da “lacuna” entre o nível de desempenho atual e o nível de desempenho desejado. As linhas de base de desempenho são determinadas pelo exame das metas organizacionais; as atividades reais que devem ser realizadas com sucesso para atingir esses objetivos; os padrões existentes que orientam o desempenho das atividades; as habilidades dos funcionários e / ou capacidades operacionais necessárias para executar as atividades; e as restrições que dizem respeito às atividades, como regulamentações governamentais. As atividades ou processos atualmente executados são registrados, assim como os recursos operacionais da organização e os conjuntos de habilidades individuais dos funcionários que executam as atividades. Por exemplo, para registrar as atividades dos funcionários, o trabalho pode ser observado, questionários podem ser distribuídos ou amostras de trabalho podem ser avaliadas. A “lacuna” entre a linha de base de desempenho e o desempenho atual é documentada para identificar os problemas a serem tratados em uma estratégia de solução. Tais lacunas ou necessidades podem ser o resultado de problemas ou déficits, mudanças organizacionais ou mandatos governamentais ou legislativos. Por exemplo, a lacuna de desempenho pode ser o resultado de problemas no processo de produção ou a introdução de novas tecnologias ou equipamentos, que podem identificar a necessidade de novos equipamentos ou treinamento de funcionários.

Estratégia de Solução

A documentação de uma estratégia de solução requer a priorização das necessidades identificadas pela análise de lacunas, a determinação das causas dos problemas de desempenho, a proposta de possíveis soluções e uma descrição das consequências da implementação e da não implementação da estratégia. As lacunas ou necessidades são priorizadas em termos de impacto no desempenho da organização. As características da lacuna, como impacto de custo e mandato legal, são consideradas durante o processo de priorização. Para as necessidades mais críticas, as fontes das lacunas são identificadas. Por exemplo, se o desempenho do trabalho for inadequado, o funcionário pode não ter recebido treinamento adequado. Possíveis soluções para as necessidades críticas são então identificadas e documentadas. A reestruturação organizacional pode resolver problemas com o fluxo do processo. O custo de implementação da solução proposta é comparado com o custo de manutenção do status quo para determinar as necessidades e soluções a serem abordadas na estratégia da solução.