Como documentar um plano de projeto

Os planos do projeto detalham os recursos necessários para um projeto, os custos associados a ele e seu cronograma. Embora os gerentes de projeto considerem todas essas informações durante o processo de planejamento, os proprietários de pequenas empresas precisam desenvolver um bom sistema de documentação dos diferentes aspectos do plano. As pequenas empresas normalmente têm equipes de projeto coesas que se comunicam facilmente sem documentação detalhada, mas para funcionar adequadamente, os controles do projeto e a avaliação do progresso do projeto exigem documentos objetivos. Esses controles são especialmente importantes para as pequenas empresas devido a recursos internos limitados. Controles efetivos do projeto baseados em documentação precisa levam a riscos reduzidos.

Custos

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Identifique as categorias de custo para o projeto. Relacione os custos de materiais, equipamentos, serviços, licenças, mão-de-obra e gerenciamento de projetos, quando aplicável. Adicione outras categorias de custo que se aplicam ao projeto específico.

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Crie um sistema de arquivamento com categorias de custo correspondentes ao projeto. Identifique os principais itens de custo pertencentes à categoria. Encontre os custos de cada item nos planos do projeto e documente-os inserindo o cálculo de custos detalhado no sistema de arquivamento.

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Insira custos atualizados e reais no sistema à medida que se tornam disponíveis para cada item. Insira preços de lances, custos de pedidos de compra, faturas e custos finais à medida que o projeto progride.

Recursos

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Identifique os recursos necessários para o projeto nos planos do projeto. Verifique o sistema de arquivamento de custos para verificar se você tem os custos de recursos cobertos. Liste o tipo de recurso, a quantidade necessária e quando você precisar.

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Combine os recursos necessários com os disponíveis em sua pequena empresa ou fornecedores. Na listagem de recursos, adicione de onde você pretende fornecer o recurso.

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Atribuir funcionários para cobrir os requisitos de recursos sempre que possível. Adicione contratados quando necessário. Atribua fornecedores externos para trabalhos que você não pode fazer internamente. Atribuir fornecedores de materiais e equipamentos.

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A partir da lista de recursos, crie um plano de pessoal, um plano de fornecimento de material e um plano de equipamento detalhando os respectivos suprimentos. Atualize essas categorias à medida que os fornecedores recebem contratos e altere os detalhes do projeto. Acompanhe as revisões para manter a documentação completa do projeto.

Cronograma

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Use um programa de agendamento de software para documentar o agendamento. Use o software para preparar um gráfico Avaliação de programa e Técnica de revisão. Insira o planejamento do projeto e os dados de programação do plano do projeto no programa de gráficos PERT, de acordo com as instruções do usuário.

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Otimize o gráfico PERT alterando o cronograma para eliminar o tempo de folga, horários em que o cronograma não mostra atividade. Use o software PERT para identificar o caminho crítico.

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Imprima a primeira versão do gráfico PERT para mostrar a programação original. Liste as atividades no caminho crítico como exigindo atenção especial, certificando-se de que elas estejam no caminho certo. Depois de fazer os ajustes, imprima cópias adicionais do gráfico PERT para refletir as alterações do projeto.

Progresso

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Digite os recursos no programa PERT. Faça com que o software recalcule o gráfico PERT para garantir que você incluiu recursos suficientes para concluir o projeto na programação original.

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Use o gráfico PERT para acompanhar o progresso. À medida que cada tarefa é iniciada, insira o início e a porcentagem de conclusão no programa. Imprima os resultados regularmente para documentar o progresso.

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Verifique o progresso em relação ao cronograma original e contra o acúmulo de custos para garantir que não haja grandes desvios. Acompanhe o progresso e os custos e documente a porcentagem de conclusão e a porcentagem do orçamento total gasto.