Como arquivar recibos para pequenas empresas

Se, por nenhuma outra razão, você precisar arquivar seus recibos de maneira ordenada para tirar um pouco do pânico do tempo de preparação do imposto. Também ajuda saber o que você gastou por categoria para poder avaliar se você está ou não no orçamento. Um sistema de arquivamento para uma pequena empresa leva apenas alguns minutos para configurar e suprimentos limitados: você precisará de pastas, arquivos, uma caneta e um arquivo.

Começando

Arquive os recibos à medida que eles chegam, em vez de esperar para fazer um mês de recibos de uma só vez. Se o objetivo do recibo não for óbvio, anote o que foi usado assim que recebê-lo. Por exemplo, se for um almoço de negócios, anote o nome do cliente e o objetivo comercial do almoço - uma chamada de vendas, por exemplo.

Ordenar por tipo de despesa

Separe os recebimentos por tipo de despesa. Por exemplo, todos os recibos de material de escritório ficam em uma pilha, todas as despesas de telecomunicações em outra. A maioria dos sistemas de software contábil oferece uma variedade de contas com códigos. Você também pode adicionar seus próprios códigos e contas. Quando você entra a despesa no sistema de contabilidade, escreva o código no recibo. Dessa forma, você sabe que foi inserido.

Pastas e Arquivos

As pastas ficam dentro dos arquivos e os arquivos ficam pendurados na borda interna do arquivo. Rotule os arquivos com o tipo de despesa, como telecomunicações. Rotule cada pasta dentro do arquivo com o subconjunto da despesa, como acesso à Internet, telefone celular, tablet ou telefone fixo e o ano.

Cronológico

Coloque o recibo na pasta correta em ordem cronológica, com as despesas mais recentes na frente da pasta ou na parte de trás. Não importa qual, desde que você seja consistente em todas as pastas. Coloque as pastas no arquivo correto.

Envelopes

Se sua empresa for muito pequena ou se você não tiver muitos recibos, use um envelope para cada tipo de despesa em vez de arquivos e pastas. Guarde os recibos em ordem cronológica em cada envelope. Coloque os envelopes em um arquivo de acordeão.

Fim de ano

No final do ano, remova as pastas dos arquivos e armazene-as em um local seguro. Você precisará dos recibos se o Internal Revenue Service decidir auditar seus negócios. Configurar novos arquivos e pastas para o novo ano.