Como tirar boas notas em uma reunião de negócios

Novas políticas, alterações na política existente e anúncios importantes completam a típica reunião de pequenas empresas. As discussões relativas a objetivos e processos geralmente levam a uma troca aberta de idéias e soluções, tornando a nota difícil, na melhor das hipóteses, para aqueles que não estão preparados. Uma ferramenta útil para referência futura e encaminhamento, as notas das reuniões fornecem um registro dos tópicos abordados durante as reuniões da equipe e da empresa. Tomar boas notas em uma reunião de negócios requer cuidadosa atenção aos detalhes e preparação adequada.

Escolha uma técnica para fazer anotações. Contornos e mapas mentais representam apenas algumas das opções disponíveis para tomar notas proficientemente. Os contornos colocam os tópicos principais da reunião à esquerda da página, enquanto apresentam os detalhes específicos e os pontos de discussão relacionados a esse tópico. Mapas mentais utilizam dicas visuais para conectar pensamentos, discussões e idéias. Desenhe mapas mentais circulando ou usando um marcador para colorir os títulos dos tópicos principais. Conecte notas a um tópico desenhando linhas para ele. Ao longo das linhas, coloque notas adicionais sobre a relação entre o tema principal e as notas.

Prepare-se adequadamente. Revise a agenda da reunião com antecedência. Com base no método de anotações preferido, prepare um rascunho do esboço ou do mapa mental. Na agenda, liste os principais pontos de conversa, incluindo o nome do apresentador e sua posição. Escreva a data, hora e local da reunião no topo da página.

Preste atenção. Durante a reunião, procure registrar informações essenciais. Evite tentar gravar cada palavra. Coloque pontos de interrogação próximos a áreas que exijam mais pesquisas e investigue o conceito ainda mais, se necessário, após a reunião. Quando o piso se abrir para perguntas, acompanhe suas anotações e insira informações úteis que você ouve.

Revise as notas. Após a reunião, esclarecer conceitos e tópicos que requerem pesquisa adicional. Adicione notas adicionais com base em suas lembranças e faça um acompanhamento com os apresentadores sobre qualquer outra informação necessária para garantir a compreensão do material abordado na reunião.