Como Usar Técnicas de Benchmarking Efetivamente

O benchmarking não precisa custar uma fortuna, envolver consultores especializados ou exigir que a cooperação dos conglomerados líderes do setor seja bem-sucedida. Embora os proprietários de pequenas empresas possam achar que o benchmarking é um luxo reservado principalmente às grandes corporações, as pequenas empresas não podem se dar ao luxo de perder as inúmeras vantagens competitivas que o benchmarking pode oferecer. Com alguma preparação básica e uso de contatos de rede, as pequenas empresas podem conduzir sua própria iniciativa de benchmarking. Mas o benchmarking não deve ser realizado apenas para fazê-lo - a empresa deve se concentrar nas técnicas e na abordagem mais eficazes, percebendo que os benefícios podem ser obtidos a partir do próprio processo.

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Dedique tempo e recursos suficientes para fazer um trabalho completo. Você não precisa contratar um consultor caro, mas designar um membro da equipe - ou você mesmo - para ser responsável pelo processo, pesquisar os princípios básicos do benchmarking e dar tempo suficiente para que o ciclo completo de benchmarking seja concluído. O benchmarking não para quando você observa as empresas parceiras - é a análise dos resultados que torna o processo tão eficaz e perspicaz.

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Desenvolva uma lista de competências-chave ou medidas de desempenho para estudar. Identificando apenas as medidas de desempenho mais críticas, você aumenta a eficácia do processo de benchmarking, reduzindo o tempo, o esforço e o custo da iniciativa. Identifique as áreas dentro do negócio que você acha que precisam melhorar e as que são mais críticas para as operações gerais da empresa. Selecione cinco ou seis competências-chave para iniciar a avaliação inicial de benchmarking.

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Identifique parceiros de benchmarking adequados. Embora a sabedoria convencional sugira que você deva comparar o melhor da categoria, isso pode não ser possível - ou eficaz - se você for uma operação de duas ou três pessoas e o melhor da classe é uma grande corporação multinacional com milhares de funcionários. Outras abordagens seriam identificar as empresas cujos processos você deseja estudar, concentrando-se no processo em si, em oposição à indústria na qual a empresa opera. Alternativamente, identifique os melhores da classe entre empresas de tamanho comparável ou selecione pequenas empresas locais que possam querer fazer parceria em um estudo de benchmarking mútuo. O uso de parceiros locais também fortalece seus relacionamentos na comunidade de pequenas empresas e aumenta seus contatos de rede.

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Colete os dados. Realize pesquisas, observe o processo de negócios em ação, entreviste a equipe ou determine um método alternativo para coletar as informações necessárias, levando em consideração as preferências e o nível de conforto do negócio que você está estudando. Depois de obter os resultados, analise os pontos fortes da empresa e compare-os com as práticas de sua empresa, identificando áreas para melhoria.

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Implemente novas estratégias que você aprendeu por meio de benchmarking. Não copie apenas as práticas da outra organização. Para ser eficaz, você deve adaptar a abordagem especificamente para a sua pequena empresa, determinando a melhor forma de integrar as novas técnicas com as melhores práticas já comprovadas como eficazes.

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Repita o benchmarking periodicamente. Para máxima eficácia, o processo não deve ser muito freqüente - ou você corre o risco de sobrecarregar a equipe - mas também não deve ser um evento único porque você perderá oportunidades adicionais para ajustar e melhorar as novas iniciativas operacionais implementadas como resultado do benchmarking inicial.

Gorjeta

• Respeite a confidencialidade das organizações que permitem observar e pesquisá-las para fins de benchmarking. Não discuta as práticas de uma empresa com outra empresa e trate as informações que você recebe como altamente confidenciais.

Aviso

• Não peça a uma empresa que divulgue um segredo comercial ou qualquer outra informação que você não queira responder sobre sua própria empresa.