Como escrever um relatório de RH

Os departamentos de Recursos Humanos são obrigados a manter registros precisos dos funcionários. Quando houver algum problema, um relatório é escrito para documentar quaisquer incidentes no arquivo de RH permanente de um funcionário. Isso protege os empregadores que podem precisar provar ações, que precisam avisar os funcionários sobre violações de regras ou para justificar ações administrativas, como demitir ações proibidas. Ao redigir um relatório, tenha em mente os possíveis usos legais para o relatório, que podem incluir assédio sexual, lavagem de dinheiro ou outras alegações sérias.

Escreva uma introdução

Explique o que é o relatório de RH. Nomeie as partes envolvidas, a data atual e por que o relatório é necessário. A introdução define o tom para todo o relatório, que deve ser isento de opiniões. Use uma linguagem simples e informe os fatos. Mantenha as coisas simples e diretas.

Processo e Antecedentes

O relatório precisa citar políticas e processos da empresa para lidar com o incidente. Por exemplo, se um funcionário acusar outro de discriminação, explique a política antidiscriminação da empresa e qual treinamento é necessário para os funcionários, seja quando contratado ou regularmente. Declare como os funcionários estão relacionados, se trabalham próximos um do outro no mesmo departamento ou em áreas completamente diferentes, mas podem se ver no refeitório. Indique todas as queixas anteriores feitas contra a pessoa acusada de irregularidade.

O incidente

Declare os fatos, conforme explicado na denúncia. Inclua quaisquer dados corroborantes com o relatório de RH, como trocas de e-mail ou depoimentos de testemunhas. Certifique-se de que o maior número possível de detalhes esteja incluído no incidente. Indique a data e a hora do incidente e quaisquer problemas subsequentes que possam ter surgido. Forneça nomes de testemunhas e cite qualquer testemunho, sempre que possível. Ao descrever o incidente, abstenha-se de julgar. Inclua os dois lados da história, certificando-se de entrevistar tanto o reclamante quanto o acusado.

Conclusão do Incidente

Descreva o processo de avaliação em relação ao incidente em questão. Reclamações graves, como assédio sexual, podem exigir assessoria jurídica ou de execução da lei. Queixas menos graves, como o absenteísmo crônico, ainda precisam ser documentadas em caso de rescisão. Desde que as empresas tenham políticas e procedimentos que documentem falhas de funcionários, geralmente é considerado o direito legal da empresa de demitir alguém. Defina se o funcionário está certo ou errado, com base em todas as informações pertinentes.

Os próximos passos

Não é suficiente determinar se um funcionário está errado. Defina as próximas etapas ou quais planos de ação são necessários, com base na política e no procedimento da empresa. Por exemplo, um relatório de RH escrito, sobre um funcionário que foi encontrado com frequência ausente, deve observar se algum aviso foi feito conforme o manual do funcionário descreveu e quais são os possíveis próximos passos, para a próxima vez que houver uma falta não justificada . Se um plano de ação fizer sentido ao resolver um problema, crie o plano de ação e inclua-o no relatório. Por exemplo, um plano de ação para um funcionário considerado em desuso com a segurança do cliente pode incluir treinamento atualizado e novos procedimentos para ajudar o funcionário a ser bem-sucedido.