Como escrever uma agenda baseada em questões

Uma agenda baseada em questões é uma ferramenta útil que ajuda você a manter as reuniões no caminho certo e garantir que todos os assuntos importantes sejam atendidos enquanto o grupo é convocado. A criação leva a identificação de problemas significativos, priorizando-os e determinando os modos de ação necessários para cada um. As reuniões realizadas de acordo com uma agenda baseada em questões são realizadas de forma mais eficiente e eficaz. Aqui estão os passos que você pode usar para escrever uma agenda baseada em questões.

Determinar os problemas da sua reunião

Identifique os problemas que seu grupo ou organização deve discutir durante a reunião. Pense em questões prementes que você está enfrentando, como questões de orçamento, contratos de arrendamento / arrendamento, cargos de pessoal, marketing ou outros itens importantes de discussão. Discuta idéias de tópicos com colegas de trabalho. Consultar um calendário pode ajudá-lo a designar questões pertinentes aos próximos eventos ou prazos. Analise as atas de reuniões anteriores para abordar quaisquer questões inacabadas ou apresentadas do passado.

Organizar problemas com base na pontualidade ou importância

Estabelecer prioridades para todos os problemas identificados. Você pode optar por dividi-los de acordo com seus prazos ou prazos. Muitas questões devem ser abordadas até uma determinada data, a fim de agir sobre elas. Outras questões podem ser priorizadas na agenda com base em sua importância. Itens importantes, como orçamento, reparos ou compras, muitas vezes devem ser incluídos na agenda, devido à necessidade, mais cedo ou mais tarde. Os itens mais importantes, sejam baseados na oportunidade ou no significado, devem ser colocados em primeiro lugar na sua agenda; itens menos importantes podem aparecer na parte inferior da agenda.

Identifique as ações necessárias para problemas

Forneça ações necessárias para cada problema. Seus participantes da diretoria ou da reunião podem não saber o que deve ser feito para agir nos itens da pauta. Às vezes, uma moção para investigação adicional é necessária. Muitos itens exigem uma moção aprovada pela maioria para avançar com uma compra, contratação de pessoal ou outras decisões significativas. Outras instâncias exigem uma resolução para fornecer suporte para o problema. Outros itens da agenda não requerem nenhuma ação além do ato de fornecer informações aos participantes da reunião. Os requisitos de ação são partes integrantes de qualquer agenda baseada em questões.

Programar tempo para discutir itens que não são da agenda

Inclua um horário para discussões em fóruns abertos quando novos tópicos puderem ser abordados ou identificados para uma análise mais aprofundada. Embora os detalhes urgentes possam ser incluídos em uma agenda baseada em questões, os membros do conselho ou os participantes da reunião podem conhecer ou escolher discutir tópicos adicionais que sejam significativos para os negócios conduzidos por seu grupo ou organização. Sem um tempo designado na sua agenda para abordar tópicos adicionais, você está dificultando a capacidade de seu grupo de lidar efetivamente com questões importantes importantes. Uma oportunidade de fórum aberto é essencial para o bom funcionamento de sua agenda.