Como escrever uma RFP para materiais colaterais de marketing

Toda empresa tem materiais colaterais de marketing, seja uma coleção de folhas de vendas para sua equipe de vendas ou folhetos de produtos para seus clientes. Embora a garantia de marketing inclua seu website, os “materiais” geralmente se referem à mídia impressa. Se você está planejando o lançamento de um produto, montando um kit de imprensa, revisando materiais desatualizados ou participando de uma feira, você pode precisar da experiência de uma agência ou impressora para produzir seus materiais. Nesse caso, você precisará escrever uma solicitação de proposta ou RFP.

Planejamento Inicial

Antes de escrever a RFP, você tem algum planejamento inicial para concluir. Primeiro, defina a meta para seus materiais de marketing. Por exemplo, se você estiver participando de uma feira, precisará de garantias, como banner de estandes, displays de mesa e panfletos. Em seguida, defina um orçamento, que pode ser uma porcentagem da receita bruta real ou projetada gerada a partir do projeto. Por fim, atribua uma equipe de projeto multifuncional, incluindo aqueles que trabalharão no projeto, como um gerente de marketing, e aqueles que se beneficiarão do projeto, como uma equipe de vendas.

O básico

Comece a RFP com informações básicas, como uma breve visão geral da empresa e descrição de sua missão ou visão empresarial. Apresente-se e estabeleça um tom para seus materiais. Se você é uma empresa iniciante de bebidas energéticas e sua missão é tornar a vida saudável divertida, um fornecedor terá idéias diferentes do que se você fosse uma empresa financeira conservadora. Estabeleça as três principais metas para os materiais concluídos.

Âmbito do trabalho

Detalhe suas expectativas para os resultados finais. Explique como os materiais serão distribuídos ou exibidos. Descreva quais estratégias você usará. Por exemplo, se sua garantia for um kit de vendas, explique como seus representantes de vendas usariam os materiais em uma chamada e quais peças seriam deixadas com o cliente em potencial. Explique também o que está fora do escopo. Embora uma agência possa se destacar em remarcas, fique claro que seu projeto não inclui isso.

Capacidades do fornecedor

Parte do seu RFP é projetado para fornecer informações. Pergunte quais recursos principais um fornecedor possui. Por exemplo, se você for a uma feira de negócios e precisar de material de apoio multimídia, pergunte se a impressora pode produzir banners e panfletos. Se você estiver criando um kit de impressão, pergunte se a agência também escreve cópia ou fornece design e se tem um fornecedor de impressão para as entregas finais. Pergunte quem seria designado para o seu projeto e qual seria o papel dessa pessoa.

Estimativa e Preços

Seja sincero e firme quanto ao seu orçamento. Você pode oferecer um intervalo, mas tenha clareza sobre seu orçamento máximo. Isso permite que um fornecedor segmente um projeto e o classifique de acordo, mas também seja flexível se surgirem custos inesperados. Pergunte o que pode afetar o preço final e como a estimativa se desfaz.

Timeline

Ao criar sua linha do tempo, inclua a data mais crítica. Se estiver indo para uma feira, não use a data do evento como seu prazo. Em vez disso, defina o prazo para quando você precisaria enviar materiais para o local. Retroceda de sua data crítica e inclua reuniões importantes quando as provas forem vistas por outras pessoas da sua empresa. Peça aos fornecedores que forneçam tempos de resposta padrão para projetos como o seu.

Seleção de fornecedores

Depois de ter uma RFP completa, você precisa encontrar fornecedores em potencial. Use as recomendações da sua rede profissional para restringir sua pesquisa. Revise portfólios de agências ou impressoras online. Crie uma breve lista de perguntas qualificadas e chame os fornecedores antes de enviar sua RFP para ajustar o projeto e a disponibilidade do fornecedor. Quando você envia várias RFPs, crie uma planilha para comparar as respostas sobre escopo, custo e recursos.