Como escrever um certificado de prontidão para uma remessa

Um certificado de prontidão relacionado a remessas refere-se a um documento formal no qual um indivíduo ou empresa confirma que uma remessa está na devida ordem e pronta para a entrega. Esses documentos - também chamados de notas fiscais de remessa - são benéficos porque fornecem registros por escrito das mercadorias enviadas; o estado das mercadorias; as políticas e regulamentos que a remessa tinha que seguir; e outros dados básicos, como as informações de contato do remetente e do comprador. Se o comprador receber bens que estão danificados ou não são suficientes, o certificado pode fornecer evidências de quem é responsável na empresa de transporte ou, em alguns casos, provar que os problemas ocorreram após o envio.

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Digite "SHIPPER:" seguido do seu nome ou do nome da companhia de navegação. Retorne uma vez e escreva as informações de contato completas para você ou para a empresa, incluindo endereços, números, e-mail, telefone e fax.

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Volte duas vezes. Digite "RECIPIENT:" seguido por um único retorno e as informações de contato do destinatário.

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Retorno duplo e escreva "DATE:" seguido da data atual.

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Duplique o retorno e escreva um parágrafo que indique que você ou a companhia de navegação estão fornecendo o certificado de prontidão para verificar a condição das mercadorias a serem enviadas e a integridade do pedido do comprador. Inclua o número do pedido do comprador, bem como o número da conta, se aplicável, bem como a data em que as mercadorias devem ser despachadas.

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Duplo retorne mais duas vezes e escreva um cabeçalho como "Mercadoria para Envio" ou algo similar. Abaixo disso, inclua um gráfico ou lista detalhada que detalhe cada item enviado. O gráfico ou lista deve incluir o nome do item, os números de referência associados ao item, as descrições dos itens, as quantidades dos itens e o custo unitário e total de cada item. Forneça um custo total de envio na parte inferior que inclua o custo de envio e outras taxas, como a execução do pedido.

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Retorno duplo. Indique quaisquer regulamentos ou políticas que se apliquem à remessa e como a remessa está em conformidade.

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Volte mais duas vezes. Estado que inspecionou as mercadorias a serem enviadas e quando. Digamos que, tendo cumprido todos os requisitos para o envio, o envio é certificado e está pronto para ser enviado.

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Retorno duplo. Forneça linhas rotuladas para sua assinatura autorizadora ou de um gerente e uma linha de data indicando quando o certificado foi assinado. Assine e date o certificado e forneça-o ao comprador ou outro agente apropriado.

Coisas necessárias

• Dados de inventário, como números de identificação de item em mercadorias a serem enviadas
• Cópias de políticas ou regulamentos para remessas