Como escrever grandes cartas de atendimento ao cliente

A correspondência do cliente pode ser usada para agradecer a um cliente por seu negócio, incentivar o pagamento imediato, acompanhar uma transação ou responder a uma consulta ou reclamação. Correspondências como cartas e e-mails, quando elaboradas e entregues com premeditação apropriada, podem ajudar sua empresa a aumentar seu nível de atendimento ao cliente.

Personalize a carta

Coloque-se no lugar do leitor. Dirija-se ao leitor pessoalmente, usando a segunda pessoa, com a voz ativa para trazer o leitor e fazê-lo sentir que a carta foi escrita especificamente para ele. Uma carta dizendo "você nos faz bem sucedido" tem muito mais impacto do que uma carta dizendo "somos bem sucedidos por causa de nossos clientes". Use a gramática correta, mas escreva em tom informal ao agradecer ao cliente pelo seu negócio ou ao acompanhar uma interação com o cliente. Faça o cliente se sentir como se estivesse conversando com ela.

Organize seus pensamentos

Antes de escrever uma carta para um cliente, organize seus pensamentos e determine as metas que deseja alcançar com sua correspondência. Se você está escrevendo uma carta de vendas para promover os produtos e serviços da sua empresa, você deve incluir destaques específicos do que você pode oferecer e como o cliente se beneficiará. Se você estiver escrevendo uma carta para dar seguimento a uma sugestão ou reclamação, saiba qual é a resolução antes de redigir a carta. Se você está escrevendo para solicitar o pagamento, reúna as informações necessárias sobre possíveis planos de pagamento e as ramificações para o cliente de não pagar a quantia necessária. Prepare um esboço detalhando os pontos que você precisa cobrir e siga esse esboço quando começar a escrever, para não deixar de fora informações importantes.

Leia e releia a carta

Sua carta representa você e sua empresa. Se ele contiver erros de ortografia ou gramática, isso reflete em você e diminui significativamente a sua mensagem. Depois de ter escrito a carta, revise-a atentamente quanto a erros e, em seguida, leia-a quanto ao conteúdo. Certifique-se de ter coberto as informações pertinentes que você preparou em seu esboço inicial. Leia a carta como se você fosse seu próprio cliente. Determine se esse é o tipo de carta que você gostaria de receber de uma empresa que o chama de cliente.

Tire proveito da carta virtual

O email tornou-se uma forma mais aceitável de comunicação com um cliente. Trate cada mensagem de email como se fosse uma carta impressa. Componha sua mensagem com cuidado, usando gramática, pontuação e saudações corretas. Não clique em "enviar" até que você o revise, como faria com uma letra normal. Considere a tecnologia do seu destinatário ao enviar um e-mail para um cliente. As mensagens em HTML nem sempre podem ser lidas por todos os sistemas de e-mail, portanto, pode ser mais seguro enviar uma mensagem de texto simples. Os e-mails são mais usados ​​para mensagens curtas. Se sua mensagem for longa e detalhada, uma carta impressa pode ser a melhor opção. Para comunicações de atendimento ao cliente mais curtas que precisam ser entregues rapidamente, o e-mail pode ser uma boa solução.