Tipos de instrumentos de controle de custos

O controle de custos é vital para uma pequena empresa gerar lucro bruto, cobrir suas despesas gerais e gerar lucro líquido. Dada a concorrência de organizações maiores e as oportunidades de receita muitas vezes limitadas em um mercado local, você não pode deixar os custos ao acaso. Várias ferramentas comuns de controle de custos ajudam as pequenas empresas a operar de forma eficiente.

Orçamentos

Uma das ferramentas mais básicas e comuns de controle de custos é um orçamento. Um orçamento é um layout da sua receita e como você o aloca para diferentes categorias de despesas comerciais. As empresas geralmente estabelecem orçamentos anualmente. Ao discutir e analisar várias categorias de despesas e retornos sobre o investimento, você pode reduzir a quantidade de custos não produtivos incorridos ao longo do tempo.

Freios e contrapesos

Uma variedade de verificações e balanços também ajuda a manter os custos sob controle. Uma tática simples que muitas empresas usam é ter duas pessoas assinando todas as verificações em um determinado valor, como US $ 1.000. Este sistema alivia os riscos de despesas impulsivas ou não controladas por um líder da empresa. As pré-aprovações sobre reembolso de viagens e outras despesas com funcionários são outra ferramenta para verificações e balanços internos. Os líderes da empresa podem monitorar os usos desses fundos.

Integração de Software

Programas avançados de software permitem que as empresas integrem processos contábeis e orçamentários. Algumas empresas utilizam um sistema de orçamentação dinâmica em que analisam periodicamente os custos reais em comparação com as projeções. Isso permite ajustes periódicos. As ferramentas de software ajudam na análise do progresso em direção às projeções orçamentárias. Um gráfico pode demonstrar quando um departamento ou categoria de despesa atingiu limiares críticos, por exemplo. Nesse caso, os líderes podem se reunir para analisar oportunidades de reduzir custos ou cortar certas tarefas.

Auditorias Internas e Externas

Auditorias internas e externas são medidas adicionais de controle de custos. Uma auditoria interna é uma revisão completa da utilização do orçamento em cada departamento. Uma auditoria interna é conduzida por um gerente da empresa, gerente financeiro ou especialista em controle. Para uma auditoria externa, você pode contratar uma empresa ou consultor externo para revisar seus livros. Essa ferramenta oferece a você um novo olhar e alguém com insights sobre como seus orçamentos se comparam às normas do setor.