Tipos de software de gerenciamento para ajudar a coordenar muitas pessoas em um único projeto

Um único projeto pode representar centenas de tarefas. O gerenciamento de todas essas tarefas até a conclusão requer uma coordenação cuidadosa de cronogramas e recursos. O software de gerenciamento de projetos fornece as ferramentas necessárias para navegar com sucesso por toda essa coordenação. As opções de software disponíveis incluem aplicativos baseados em computador, servidor e Internet. Selecionar a melhor opção para um determinado projeto depende não apenas dos requisitos do projeto, mas também do número de projetos e gerentes de projeto, ou PMs, no local de trabalho que se beneficiariam com o uso do aplicativo.

Recursos de Software

A maioria dos gerentes de projeto se baseia em softwares que podem fornecer, no mínimo, recursos de gráficos de Gantt. Os gráficos de Gantt vinculam detalhes de coordenação, como marcos, tarefas e recursos. As exibições de calendário fornecem uma visualização rápida da duração de cada tarefa em dias, semanas ou meses e mostram o status com base na porcentagem concluída. O PM pode ver se os recursos estão sobrecarregados, se as tarefas se sobrepõem ou se existem outros problemas que podem representar risco para a conclusão bem-sucedida do projeto. O Microsoft Project é o software de gerenciamento de projetos mais conhecido. Os recursos de gráfico de Gantt também existem em outros aplicativos da Microsoft, como o Excel e o Visio, mas o Microsoft Project inclui recursos adicionais, como a sincronização com o Outlook e o SharePoint para rastreamento de compromisso e compartilhamento de arquivos.

Software de mesa

O software de gerenciamento de projetos profissionais, como o Microsoft Project, pode ser instalado diretamente no computador de um PM. Normalmente, o software é adquirido pelo empregador do PM e licenciado para o uso de cada funcionário. Essa abordagem pode ser usada ao coordenar um grande número de pessoas em um único projeto. Com base na natureza do projeto e no número de colegas de trabalho que podem precisar visualizar os planos do projeto, o cronograma do projeto pode ser postado em um servidor de gerenciamento de documentos para acesso e revisão de membros da equipe. O uso dessa abordagem permite que um único PM administre o cronograma do projeto, enquanto o sistema de gerenciamento de documentos fornece aos membros da equipe do projeto uma visão de suas atribuições de trabalho, tarefas e datas de vencimento.

Software livre

O software de código aberto fornece PMs em orçamentos apertados com uma solução gratuita para o uso de software de gerenciamento de projetos. O software de código aberto é criado por desenvolvedores de todo o mundo, e os PMs podem visitar sites de código aberto para baixar o software diretamente. Embora o software de código aberto seja gratuito, uma empresa que considere essa opção deve considerar a natureza do projeto e avaliar o software para verificar se ele atende aos requisitos de segurança do local de trabalho. Se o software for usado por um período prolongado, é importante investigar os patches de segurança em suporte aos requisitos de conformidade da tecnologia da informação. Opções de software livre atualmente disponíveis para PMs incluem ProjectPier, TaskJuggler e Todoyu, entre outros.

Software como serviço

Uma opção alternativa ao download de software de gerenciamento de projetos envolve o uso de aplicativos on-line por meio de um modelo de software como serviço ou SAAS. O software SAAS é usado com base em assinatura e acessado a partir da rede da empresa de software. Um PM tem a opção de subscrever mensalmente ou anualmente. Essa abordagem permite que o PM pague uma taxa de assinatura fixa e mensal sem a necessidade de um contrato. A Microsoft oferece essa opção para o seu software Microsoft Project. O Basecamp, o Intuit QuickBase, o FogBugz, o Huddle e o Clarizen Work Management Solutions também oferecem aplicativos de gerenciamento de projetos SAAS.

Soluções baseadas em servidor

As soluções de software baseadas em servidor fornecem outra alternativa para direcionar downloads de software de desktop. As soluções baseadas em servidor residem na sala de informática do seu local de trabalho e são gerenciadas pelo departamento de tecnologia da informação. Em uma situação em que existem vários projetos não relacionados, essa abordagem permite que cada gerente de projeto administre agendas de projeto, cronogramas e atribuições de recursos sem ter que administrar o software. Ter um software instalado centralmente também garante que o servidor que hospeda o software atenda aos requisitos de segurança do local de trabalho. Os fornecedores que fornecem aplicativos baseados em servidor para gerenciamento de projetos incluem o Microsoft Project Server 2013 e o Oracle Primavera.