O que acontece se você não fizer o prazo para funcionários W-2?

De acordo com a Receita Federal, os formulários W-2 devem ser enviados aos funcionários até o dia 31 de janeiro para formulários derivados do ano anterior. Embora os funcionários não possam recebê-los pelo correio nesta data, eles devem - no mínimo - ser enviados neste momento. Para empresas que não seguem esse protocolo específico, pode haver consequências.

Funcionários insatisfeitos

Além de quaisquer problemas oficiais que você possa ter com o Internal Revenue Service (IRS), devido à falta de envio de formulários W-2 em tempo hábil, você pode ter que lidar com um grupo de funcionários muito descontentes, muitos dos quais provavelmente esperam uma declaração de imposto. Os funcionários podem não só fazer reclamações para você, mas também para o IRS, o que pode estimular uma investigação mais aprofundada em sua empresa, se várias reclamações forem feitas sobre o assunto.

Multas de IRS

O IRS aumenta as multas com base em quão atrasados ​​seus formulários W-2 são arquivados. Uma multa de $ 50 por formulário é avaliada para W-2s arquivados dentro de 30 dias da data de vencimento, até um máximo de $ 187.500 para uma pequena empresa. Para formulários preenchidos antes de 1º de agosto, mas depois de 30 dias, a penalidade sobe para US $ 100 por formulário e uma multa máxima de US $ 536.000. A multa máxima é de US $ 260 por formulário até US $ 1.072.500 por ano para formulários preenchidos após 1º de agosto.

Formulário preciso

Além de enviar os formulários W-2 no prazo, você também deve garantir que os formulários sejam precisos. De acordo com o site do IRS, se você enviar um formulário W-2 para o IRS alegando que você pagou a um determinado funcionário uma certa quantia de dinheiro e você não o fez, essa pessoa tem o direito de processá-lo por danos. Uma penalidade de US $ 530 por formulário sem limite máximo é avaliada. Você também pode ter que pagar uma multa de US $ 5.000 por danos para arquivar o documento falso e pode estar sujeito a acusações criminais.

Registros e Comunicação

Às vezes, se pelo menos informar aos seus funcionários que você está atrasado com seus W-2s, mas está trabalhando para retirá-los, pode haver menos descontentamento do que se você não disser nada. Além disso, se você enviar um W-2 dentro do prazo, mas devolvê-lo para um endereço incorreto ou antigo, não o abra ou jogue fora. Coloque-o no arquivo do funcionário e salve-o para o caso de ele entrar em contato com você pelo formulário abaixo; Você pelo menos tem provas de que tentou enviá-lo.