Quais tipos de relatórios são usados ​​para relatar os impostos sobre folha de pagamento?

Como um empregador, suas obrigações de folha de pagamento não terminam quando você distribui cheques de pagamento para seus funcionários. O governo federal quer que você apresente relatórios, e seu estado pode estar interessado também. Arquivar relatórios de imposto sobre folha de pagamento com atraso pode resultar em multas ou penalidades, portanto, você deve se familiarizar com os diferentes tipos de devoluções e quando elas são devidas.

Formulários 941 e 944 do IRS

O Formulário 941 é usado para informar os valores do imposto de renda federal, do Medicare e da Previdência Social que você reteve dos contracheques de seus funcionários. Você também informa sua parte do Medicare e do Seguro Social no formulário. O relatório é um retorno trimestral e é baseado em um ano civil. Os trimestres do ano calendário terminam em 31 de março, 30 de junho, 30 de setembro e 31 de dezembro. Seu relatório 941 deve ser entregue no máximo no último dia do mês seguinte ao final de um trimestre. O IRS concede certas empresas que têm pequenos impostos de folha de pagamento o direito de apresentar um retorno anual, em vez de trimestral. O Formulário 944 atende ao mesmo propósito do Formulário 941, mas você o arquiva anualmente até 31 de janeiro para cobrir o ano anterior. Você não precisa arquivar os dois formulários.

Formulário 940 do IRS

Como empregador, você é responsável por fazer contribuições fiscais federais para o desemprego. A partir de 2012, você paga impostos sobre os primeiros US $ 7.000 recebidos por cada funcionário. Seus funcionários não podem contribuir para a sua obrigação de imposto de desemprego, então você não pode deduzir o imposto de seus salários. O retorno ao arquivo para relatar sua obrigação de imposto de desemprego federal é o Formulário 940. Este é um retorno anual e deve ser entregue até 31 de janeiro do ano anterior. No entanto, se todos os seus depósitos foram feitos a tempo, o IRS dá até 10 de fevereiro para apresentar o seu formulário 940.

Formulários de IRS W-2 e W-3

No final de cada ano, você deve preparar um formulário W-2 para cada um de seus funcionários. Este formulário mostra quanto o empregado ganhou, quanto o Seguro e Seguro Social foi deduzido, quaisquer pagamentos especiais que o empregado recebeu e quanto imposto de renda estadual foi retido. Você deve fornecer seus funcionários com seus formulários W-2 para o ano anterior, o mais tardar em 31 de janeiro. No entanto, você tem até 28 de fevereiro para fornecer à Administração da Previdência Social suas cópias; se você arquivar eletronicamente, a data de vencimento é 01 de abril. O formulário W-3 é um tipo de formulário de cobertura que recapitula os totais selecionados dos formulários W-2 que você está incluindo. Inclua um W-3 separado para cada lote de formulários W-2 enviados. As datas devidas para o W-3 correspondem às datas de vencimento para seus formulários W-2.

Formulários do Estado

Além de relatórios de impostos federais de folha de pagamento, você precisará arquivar os retornos apropriados com seu estado. Os requisitos variam de acordo com o estado, mas, normalmente, você precisará registrar um retorno de desemprego do estado. Dependendo dos regulamentos do seu estado, talvez seja necessário arquivar um relatório de compensação dos trabalhadores. Alguns estados, incluindo Rhode Island, Califórnia, Nova York, Nova Jersey e Havaí, também exigem que os empregadores ofereçam trabalhadores com seguro de invalidez. Portanto, você deve apresentar um relatório para isso também.