Quando usar um relatório comercial para se comunicar em vez de uma carta comercial

Um relatório de negócios é usado principalmente para comunicar informações. Uma carta também pode transmitir informações, mas geralmente resume informações. Enquanto uma carta é endereçada a destinatários específicos, um relatório pode ser enviado para indivíduos fora da empresa ou publicado. Os relatórios são freqüentemente formatados de maneira consistente de um período de relatório para outro, de modo que as informações possam ser comparadas. Se houver um turnover nos funcionários que completam os relatórios, a uniformidade de um modelo de relatório facilita a manutenção da consistência da empresa em suas práticas de relatórios.

comprimento

Um fator na decisão de usar um relatório de negócios ou uma carta comercial é o tamanho das informações que você precisa comunicar. Uma carta comercial geralmente tem entre uma e três páginas. Se você estiver transmitindo informações que são mais longas do que isso, será mais fácil de ler se for formatado como um relatório com uma visão geral, cabeçalhos e uma conclusão. Relatórios longos devem conter um índice para auxiliar o leitor.

Público

Outro fator a considerar é o seu público. Se as informações que você coletou forem analisadas por apenas algumas pessoas, incorpore-as em uma carta contendo seus comentários pessoais. No entanto, se você estiver compilando informações que serão lidas por muitas pessoas ou mencionadas no futuro por indivíduos fora de sua empresa, use um relatório comercial. Os dados financeiros, por exemplo, podem ser analisados ​​pelos acionistas, contadores, advogados e agências governamentais de sua empresa.

Tipo de Informação

Dados compilados em tabelas, listas, planilhas ou formulários se encaixam melhor em um relatório de negócios do que em uma carta. Da mesma forma, se você estiver incluindo gráficos ou diagramas, use um relatório. Um grande projeto de pesquisa, como um estudo de viabilidade, deve ser colocado em um relatório, uma vez que fornece o formato para delinear quantidades significativas de dados de pesquisa, estatísticas, métodos e resultados. Uma carta, por outro lado, é útil para comunicar um breve resumo da pesquisa. Outros tipos de informações que geralmente são comunicadas em um relatório incluem planos estratégicos, relatórios de vendas, relatórios de conformidade e planos de marketing.

Formalidade

Use um relatório de negócios, em vez de uma carta, é a sua escrita é formal. Embora você possa usar "eu" ou "você" livremente em uma carta, um relatório é menos pessoal. Um relatório é escrito em um tom objetivo, relatando fatos ao invés de transmitir opiniões. Se você deseja incluir uma opinião no relatório, escreva isso em uma carta que acompanha o relatório. Se os materiais que você está apresentando exigem citações de fontes externas, um relatório também é o formato apropriado para isso. Dependendo do estilo preferido pela sua empresa, coloque as citações no texto do relatório, em notas de rodapé ou no final do relatório.