A desvantagem de um memorando padrão para comunicação em negócios

A Marinha dos EUA dedica um capítulo inteiro de seu manual de correspondência de 2010 para a execução adequada de memorandos. O documento abrange a formatação e propósitos de vários tipos de memorandos, incluindo aqueles destinados a registrar anotações de reuniões, documentar um acordo verbal, anunciar uma decisão e delinear os procedimentos. Os críticos podem argumentar que, em um mundo de e-mail, mensagens de texto e videoconferência, o memorando padrão é um modo de comunicação ultrapassado, especialmente para as empresas.

Comprimento e Foco

Uma desvantagem das notas padrão é que elas são projetadas para conter uma ou duas páginas de informações. Isso os torna uma ferramenta menos do que útil para a comunicação de tópicos complexos. Os memorandos também se destinam a se concentrar em um único assunto, por isso não são uma boa escolha se você precisar transmitir várias áreas de informações aos funcionários.

Custo e atrasos

Depois de escrever um memorando empresarial padrão, você deve imprimi-lo ou copiá-lo para distribuição aos seus funcionários. Isso significa que você está pagando pelo papel em que o memorando é impresso e o custo do tempo de um funcionário para copiar e distribuir a comunicação. Além disso, o processo de distribuição leva tempo, atrasando o recebimento de informações por parte de seus funcionários. Aqueles que não checam a caixa de correio ou a caixa de entrada com freqüência podem não receber suas informações por horas ou até dias após a distribuição.

Formalidade

Há um tom formal associado a memorandos de negócios, tornando-os uma má escolha para a comunicação de informações confidenciais. Se você precisar disciplinar um funcionário ou informar um grupo de trabalhadores sobre demissões iminentes, a comunicação face a face é uma escolha melhor. Ele permite que você incorpore comunicação não-verbal em suas mensagens e interprete a resposta da outra pessoa observando sua linguagem corporal. Os destinatários da sua mensagem também podem se sentir mais valorizados pela empresa, porque você teve tempo de falar com eles pessoalmente.

Comunicação unidirecional

Como os gerentes usam memorandos padrão para anunciar decisões ou emitir diretivas, essas peças de comunicação podem ter um sentimento de finalidade. Ao contrário de uma reunião de grupo em que os funcionários podem fazer perguntas ou expressar opiniões, um memorando pode deixá-los sentir que um assunto não está aberto para discussão.