Requisitos do sistema de gerenciamento de documentos

Os sistemas de gerenciamento de documentos estão mudando a maneira como as organizações armazenam e recuperam documentos e informações. Eles substituem os arquivos e armários antigos por ferramentas novas e de alta tecnologia. Arquivos eletrônicos podem ser imediatamente recuperados por qualquer pessoa na empresa e protegidos por criptografia sofisticada. O reconhecimento inteligente de caracteres ópticos permite que qualquer usuário pesquise palavras-chave no banco de dados inteiro, simplificando a recuperação de documentos importantes. Todo sistema de gerenciamento de documentos requer vários componentes importantes.

Scanner

Cada documento em papel recebido por uma organização deve ser digitalizado para criar uma versão digital. Scanners vêm em todas as formas e tamanhos. Organizações maiores podem querer explorar um scanner em massa que opera de forma semelhante a uma copiadora, com um alimentador automático que pode processar documentos longos automaticamente. Muitos scanners combinam o papel da impressora, do fax e do scanner em um único dispositivo, criando versões digitais de todas as saídas automaticamente. As empresas menores podem querer comprar um scanner de mesa barato que possa lidar facilmente com volumes menores.

Software de gerenciamento de documentos

Um sistema de gerenciamento de documentos é tão bom quanto o software que o conduz. Muitos sistemas estão disponíveis, cada um oferecendo funcionalidade especializada. Todos os sistemas permitem que documentos digitais sejam atribuídos a códigos de rastreamento, atribuam documentos a fichas e permitam que os usuários recuperem determinados documentos. Muitos sistemas incluem maneiras de proteger com senha informações confidenciais e de anotar documentos antes de encaminhá-los para outro indivíduo. Antes de decidir sobre um sistema de gerenciamento de documentos, considere como cada departamento de sua empresa armazena e recupera documentos em papel hoje e use-os como uma linha de base da funcionalidade necessária.

Dispositivo de armazenamento

Uma vez que um documento tenha sido digitalizado, ele deve ser armazenado de forma segura para recuperação quando necessário. Os dispositivos de armazenamento variam em tamanho e funcionalidade. Escritórios menores podem desejar atribuir um disco rígido em um servidor para armazenamento de documentos. Escritórios maiores podem exigir um dispositivo de armazenamento dedicado. Considere a incorporação de um procedimento de backup externo que crie um banco de dados duplicado. No caso de um mau funcionamento do equipamento, incêndio, danos causados ​​pela água ou roubo do dispositivo de armazenamento, todos os dados do cliente podem ser recuperados da unidade de backup instantaneamente, sem perder documentos importantes.