Exemplo de um plano de contingência de negócios

Todo negócio depende de certos "dados", que vão desde a manutenção do pessoal-chave, até o planejamento de emergência, até os acordos de crédito. Mas o que acontece quando um CEO relativamente jovem é morto em um acidente ou quando um terremoto destrói a sede da empresa? Ou, quando uma linha de crédito é cancelada inesperadamente? Há praticamente um número infinito de coisas que podem dar errado e afetar negativamente um negócio.

Há até mesmo coisas inesperadamente boas que podem ser perturbadoras - uma instância clássica é a pequena empresa que obtém um enorme contrato muito além da capacidade atual da empresa de atendê-la. Os planos de contingência estabelecem o que deve acontecer quando um ou mais desses eventos inesperados ocorrerem. Todas as empresas - grandes ou pequenas - precisam de um plano de contingência exclusivo.

Os exemplos a seguir tratam de como os requisitos da SEC para planos de contingência podem afetar um negócio.

Qual é o problema?

Todo plano de contingência responde a uma pergunta sobre um problema. Neste caso, a SEC exige que cada empresa de Consultoria de Investimento Registrada tenha planos de arquivo que assegurem que a empresa possa avançar e negociar de forma equitativa com seus investidores clientes no caso de o chefe da empresa ficar indisponível devido a morte, doença grave ou acidente. . A questão é simplesmente: como a empresa lidará com as necessidades do cliente quando o chefe da empresa ficar indisponível?

Disponibilidade de informação e dados

A primeira coisa que a SEC exige é que sempre haverá algum meio de os clientes poderem acessar suas informações nas contas da empresa, importante o registro das participações atuais de cada cliente, mas também a documentação essencial relacionada ao aconselhamento tributário e planejamento de aposentadoria. O plano de contingência lida com essa necessidade de duas maneiras:

• Ele afirma que todas as informações do cliente são armazenadas no computador principal da empresa e que o backup do computador é feito continuamente em uma unidade local separada e na nuvem. Informações de recuperação específicas são fornecidas.

• Ele afirma que os registros de todas as participações de clientes também são mantidos na corretora onde a empresa executa todas as negociações e que cada cliente tem acesso irrestrito aos registros de corretagem.

Esse plano de disponibilidade de dados em duas etapas garante que, se o prédio da empresa for destruído, as informações permaneçam totalmente disponíveis fora do local, tanto para a empresa quanto, independentemente, para seus clientes. Como a corretora correspondente da firma tem a mesma obrigação de disponibilidade de informação da SEC que a firma de consultoria, os registros de clientes mantidos na corretora também estão disponíveis em um local externo mantido pela corretora. Assim, os registros do cliente são armazenados e mantidos continuamente em pelo menos quatro locais físicos separados e na nuvem.

Meios de comunicação alternativos entre assessores e clientes

A SEC também exige que cada empresa tenha um meio alternativo de comunicação com os clientes. Ter meios alternativos disponíveis permite que a empresa continue a lidar com as contas dos clientes de maneira oportuna no caso de uma catástrofe. Além do endereço de e-mail e número de telefone da empresa, a empresa mantém uma caixa de correio em outra cidade e lembra periodicamente cada um de seus clientes desse endereço alternativo. O chefe da empresa também tem uma conta de telefone celular separada da conta telefônica comercial da empresa ou seu número de celular pessoal e garante que cada cliente saiba que esse número é independente.

Comunicações alternativas entre o consultor e os funcionários

Nesta pequena empresa, apenas o principal tem autoridade para negociar em nome de seus clientes; portanto, um meio alternativo de comunicação entre o principal conselheiro e um único funcionário administrativo não é necessário para garantir que o negócio possa continuar sem interrupção. Se a firma tivesse vários conselheiros cadastrados lidando com contas de clientes, seriam necessários meios de comunicação alternativos semelhantes aos exigidos para o conselheiro principal e em vigor.

Requisitos de relatórios regulamentares

Porque os registros de negócios são armazenados em mais de um local físico e também são armazenados na nuvem, onde estão disponíveis, independentemente da localização do orientador. Enquanto o conselheiro estiver em boa saúde e com boa mente, nenhum desastre ou emergência física poderá impedir as poucas e ocasionais obrigações de relatórios regulamentares da empresa.

Se o orientador estiver seriamente doente, morto ou com problemas mentais, a esposa do orientador - um profissional de marketing bem estabelecido - tem instruções para notificar os clientes, todos conhecidos pessoalmente por ela. Ela também é instruída sobre como encerrar o negócio como uma instituição registrada, com notificação à SEC. Nesse ponto, o negócio cessará e os clientes assumirão a responsabilidade por suas próprias contas com um mínimo de interrupção.

Acesso a fundos em caso de rescisão de empresas

Os clientes têm acesso contínuo e desimpedido a fundos e registros em todos os momentos através do corretor correspondente da empresa.

O Takeaway para todos os tipos de planos de contingência

Este plano de contingência específico para um pequeno serviço de consultoria de investimento registrado fornece boas informações sobre planos de contingência em geral:

• Cada plano de contingência se origina como resposta a uma questão específica, aqui: "Quais são as salvaguardas para a continuação ou término ordenado deste serviço no caso de incapacidade do principal conselheiro em levar adiante o negócio?"

• Cada plano de contingência fornece soluções específicas para um ou mais problemas específicos .
• O plano aborda como a empresa responde internamente ao evento e também como ele responde ao evento externamente.
• Planos de contingência mais abrangentes provavelmente consistem em vários planos específicos diferentes, como o do exemplo, cada um deles abordando uma crise específica ou um evento inesperado.

Este plano específico aborda duas questões comuns a muitos planos de contingência: perda de dados e incapacidade de liderança. Outras questões que os planos de contingência costumam abordar são:

• desastres naturais (também implícitos no exemplo)
• ameaças à segurança pública, acidentes com funcionários e clientes e acidentes de trabalho em geral
• má administração, deliberada ou não intencional
• planejamento responsivo a questões específicas de responsabilidade do produto.