Exemplos de problemas de comunicação no local de trabalho

Problemas de comunicação no local de trabalho podem ter um impacto negativo na moral, produtividade e relações de trabalho interdepartamentais. Quando deixados sem controle, os problemas de comunicação podem reduzir os lucros, aumentar a rotatividade e levar a erros que afetam negativamente a imagem pública da empresa. Reconhecer e abordar problemas comuns pode suavizar os problemas antes que eles saiam do controle. Fique atento a problemas comuns de comunicação no local de trabalho e resolva-os rapidamente.

Falha em se comunicar totalmente

Em um local de trabalho dominado por respostas rápidas por meio de texto e e-mail, os detalhes podem ser perdidos, esquecidos ou mal interpretados. Responder "sim" a uma série de perguntas em um email não é claro. Responder “OK” quando perguntado se você pode revisar um documento não aborda a questão de onde o documento reside, que tipo de revisão é solicitado ou quando as edições precisam ser retornadas.

Solução: torne as solicitações de e-mail claras e detalhadas e torne as respostas completas e abrangentes. Antes de pressionar Enviar, pergunte-se:

• Eu respondi a cada pergunta na íntegra?

• O destinatário terá alguma dúvida pendente depois de ler meu e-mail?

Assumindo que alguém mais tenha a bola

Quando você faz parte de uma sessão de brainstorming em grupo, um email em grupo ou um projeto em grupo, sempre há o potencial de assumir que outra pessoa tem uma tarefa coberta. Quando todos presumem que outra pessoa está lidando com as coisas, a bola inevitavelmente é descartada, o que leva a acusações, culpas e prazos perdidos.

Solução: Em qualquer dinâmica de grupo, é necessário ter uma pessoa para definir e esclarecer papéis no final da discussão ou debate. Um e-mail de grupo que esclarece quem está fazendo o que e quando simplifica as iniciativas do grupo.

Falha na auto-edição

A auto-edição é uma boa técnica de negócios para aprender em formas escritas e verbais. Não considerar o que você está prestes a escrever ou dizer pode levar a um colapso na comunicação, seja porque você não está articulando completamente seus pensamentos ou porque você reage sem pensar, o que leva a ferir sentimentos e mal-entendidos.

Solução: antes de pressionar Enviar, verifique o conteúdo, a ortografia, a gramática e a validade. Em seguida, verifique seu tom para garantir que o destinatário não possa interpretar mal suas palavras. Ao falar em um ambiente aquecido, escolha suas palavras cuidadosamente e passe-as pelo filtro mental pelo menos uma vez antes de pronunciá-las em voz alta.

Sendo despreparado

Se você está atrasado para uma reunião ou se aproxima de um prazo e você não está preparado, você pode ficar tentado a improvisar. Quando você está despreparado, erros, mal-entendidos e até mesmo a má orientação de um projeto ou tarefa podem ocorrer.

Solução : Seja organizado e preparado. Se você não for, é melhor admitir que você precisa de mais tempo do que jogar uma ideia contra a parede e esperar que ela grude.

Usando a ferramenta de comunicação errada

Há momentos em que um e-mail é apropriado e outras vezes quando um telefonema ou reunião em pessoa é mais adequado. Avaliar mal a situação e escolher a ferramenta errada pode levar a um colapso na comunicação e criar confusão, incompreensão e ferir sentimentos.

Solução: Se você trocar informações sem sensibilidade todos os dias, o e-mail está correto. Se você está tentando desvendar uma situação complicada repleta de desinformação, um telefonema ou uma sessão do Skype permite uma troca de ida e volta mais eficaz. Se você está entregando más notícias ou tendo um debate sério ou contencioso, uma abordagem em pessoa é a melhor escolha. Ele permite que você leia a linguagem corporal, calibre o temperamento e faça contato pessoal.

Supercompartilhamento

Às vezes nós compartilhamos demais quando falamos antes de pensarmos. Outras vezes, fofocamos e trocamos informações inapropriadas. Às vezes, o desleixo resulta em compartilhamento excessivo ou liberação de informações pessoais ou confidenciais - pense em um cenário no qual você acidentalmente acertou “responder a todos” ou “encaminhar” em uma conversa por e-mail em que você e um colega estão falando em termos depreciativos sobre um cliente.

Solução: Enfatize a necessidade de confidencialidade no local de trabalho, realize reuniões sigilosas a portas fechadas, evite colocar informações altamente confidenciais ou confidenciais por e-mail e interrompa as fofocas.

Comunicações simplificadas e eficazes começam de cima para baixo. Se você ainda não tiver uma política de melhores práticas de comunicação, crie uma e use-a para orientação e eventos de treinamento da equipe. Além disso, considere que, às vezes, um problema que parece resultar de uma má comunicação pode ser uma prática comercial ineficaz, uma organização deficiente ou habilidades de gerenciamento de tempo sem brilho. Antes de culpar os problemas de comunicação, avalie as outras causas de uma falha nas operações efetivas.