Sistema de arquivamento para o gerente de RH

Quando você é um gerente de recursos humanos, ter um sistema de arquivamento organizado e eficiente não significa apenas encontrar coisas rapidamente, embora esse seja um benefício adicional. A manutenção e retenção de registros críticos é obrigatória por lei e sua pequena empresa pode ser responsabilizada se você não armazenar informações corretamente.

Organização

O RH deve manter arquivos em todos os membros de uma organização. Como certas informações precisam ser armazenadas separadamente - informações médicas não podem ser incluídas no arquivo pessoal, por exemplo - são necessários vários arquivos para cada funcionário. Para gerenciar com eficiência um grande volume de arquivos, o sistema de arquivamento de RH deve ser claramente organizado por nome e assunto, com formatação padrão e usando gabinetes diferentes para diferentes conjuntos de informações.

Retenção de Registros

Revise as políticas da sua empresa para garantir que você mantenha registros de acordo com os regulamentos do seu estado. Decida onde armazenar os arquivos. Você precisa manter os registros dos funcionários demitidos por um determinado período, mas é improvável que você use esses arquivos regularmente. Considere colocar documentos antigos de funcionários com um armazenamento ou serviço de arquivamento fora do local para economizar espaço. Manter um banco de dados de registros arquivados referenciando o número da caixa na qual os registros estão contidos para facilitar a recuperação. Mantenha os dados sobre a idade dos registros em cada caixa e agrupe-os por ano para que os registros possam ser fragmentados quando excederem os requisitos legais ou a política de destruição da organização. Deixar de manter um sistema organizado significa taxas de armazenamento desnecessárias para a organização.

Relevância

Os gerentes de RH sabem esperar o inesperado. Situações incomuns são tão comuns em RH, o site de negócios HR.BLR.com tem uma seção inteira "HR Strange But True" dedicada a eventos bizarros - como o funcionário que forjou uma convocação de júri para tirar uma folga por um período de férias, ou o trabalhador que gravou acidentalmente um tráfico de drogas na caixa postal do RH. Situações estranhas podem surgir de tempos em tempos, mas isso não significa que você não possa aplicar seu conhecimento de outros incidentes incomuns para lidar com um problema atual. Mantenha arquivos de tópicos sobre assuntos, discussões e comitês específicos para que você não reinvente a roda quando um problema ocorrer novamente. Mantenha os arquivos sobre os principais problemas que devem ser alterados na próxima vez que sua organização atualizar seus manuais de políticas. Revise os arquivos regularmente para garantir que o material ainda seja relevante e esteja em conformidade legal.

Armazenamento Eletrônico

A maioria dos departamentos de RH mudou para o armazenamento eletrônico de dados dentro do sistema de informações de RH. Proteja essas informações da mesma forma que você faria em papel com os registros e armazenaria os dados em um formato lógico para os usuários acessarem. Rotule os arquivos eletrônicos de maneira clara e consistente com as categorias relacionadas aos arquivos em papel, para que os registros possam ser encontrados facilmente e revise os dados periodicamente para garantir que informações antigas e desnecessárias não diminuam o desempenho do sistema. Organize seus dados eletrônicos para que você possa gerar relatórios conforme necessário.

Segurança

Os registros de RH são freqüentemente de natureza sensível e provavelmente estão protegidos por regulamentos de confidencialidade. Armazene informações críticas com segurança para que o acesso seja restrito apenas aos funcionários com permissão para visualizar as informações. Configure sistemas de rastreamento, como uma trilha eletrônica ou um log de saída de papel, para manter-se ciente de qualquer acesso de funcionário, atividade ou modificações nos registros.