Cinco características comuns de um sistema de controle interno de negócios

Uma realidade infeliz da vida empresarial é que as empresas, grandes e pequenas, precisam estar atentas à fraude. Uma das maneiras de fazer isso é por meio de um sistema de controle interno, que se refere às etapas que sua empresa pode tomar para detectar e impedir atividades fraudulentas da administração e dos funcionários. O processo começa com uma avaliação de seus fatores de risco, antes de decidir quais medidas você pode tomar para reduzir o risco de fraude.

Gorjeta

• Um sistema de controle interno protege contra fraudes de gerentes e funcionários em uma empresa e inclui um foco na integridade gerencial, na competência dos funcionários, na manutenção de registros, em deveres distintos e em outras salvaguardas do sistema.

Comunicar integridade de gerenciamento

O caráter moral dos gerentes de sua empresa define o tom geral do local de trabalho, mas são necessários procedimentos específicos para comunicar as expectativas da maneira correta de realizar negócios. A integridade da gestão é comunicada aos trabalhadores através de manuais de funcionários e manuais de procedimentos. Essas mesmas publicações também fornecem aos funcionários o treinamento necessário sobre as políticas da empresa e os comportamentos esperados. No entanto, a aplicação das políticas pela administração relacionadas à segurança financeira e à prevenção de fraudes é o principal indicador do compromisso de uma organização com um sistema de controle interno bem-sucedido.

Manutenção de pessoal competente

Recrutar e reter pessoal competente ajuda uma empresa a registrar corretamente as transações contábeis de ano para ano, fornecendo consistência. Um contador mal treinado, por exemplo, pode fazer inscrições incorretas que podem ser erros inocentes ou podem ter a aparência de fraude. Em ambos os casos, as entradas equivocadas devem ser evitadas sempre que possível.

A retenção de funcionários aumenta a comparabilidade dos registros financeiros de ano para ano. Além disso, a confiança do auditor nos registros contábeis subjacentes aumenta à medida que ele observa a confiabilidade do pessoal da organização. Isso, por sua vez, reduz a avaliação de um auditor sobre o risco de distorção relevante nas demonstrações financeiras da entidade.

Segregação de deveres

A segregação adequada de funções é um componente crítico do controle interno, pois reduz o risco de erros e ações inadequadas. Um sistema eficaz separa funções autoritativas, contábeis e de custódia. Por exemplo, um funcionário abre a correspondência recebida, um segundo prepara os recibos de depósito para recibos diários, enquanto um terceiro deposita recibos no banco. Esse tipo de separação de tarefas impede que a oportunidade de qualquer funcionário tenha que apropriar-se indevidamente de fundos recebidos.

Manutenção de Registros

Manter os registros apropriados garante que a documentação exista para cada transação comercial. O gerenciamento de registros envolve o armazenamento, a salvaguarda e, eventualmente, a destruição de registros tangíveis ou eletrônicos. A redundância do sistema é importante; O back-up adequado impede que um funcionário ou gerentes criem transações fantasmas nos registros contábeis subjacentes. Um bom programa de gerenciamento de registros reduz os custos operacionais, melhora a eficiência e minimiza o risco de litígios.

Salvaguardas Físicas e Intangíveis

Salvaguardas impedem que pessoas não autorizadas acessem ativos valiosos da empresa. As proteções são físicas, como fechaduras nas portas ou intangíveis, como senhas de software de computador, e são um recurso necessário do sistema de controle interno de uma organização. Muitos donos de empresas instintivamente protegem estoques, dinheiro e suprimentos. No entanto, cheques em branco, papel timbrado da empresa e carimbos de assinatura são itens que exigem proteção, mas geralmente são negligenciados.