Recomendações do Procedimento de Segurança do Front Office

É difícil o suficiente tentar afastar as muitas condições de mercado que podem sobrecarregar seus negócios sem ter que se preocupar todos os dias com a segurança de seus clientes, fornecedores e funcionários. Intrusos, roubos e interrupções de funcionários podem causar sérios danos ao seu negócio, e a criação de procedimentos de segurança proativos para o front office ajuda a evitar problemas e possivelmente reduz seus prêmios de seguro.

Reúna-se com especialistas

O primeiro passo na criação de procedimentos de segurança para o seu escritório é encontrar especialistas em segurança comercial. Isso inclui o gerente do prédio, se você aluga espaço, sua seguradora, um advogado responsável por instalações e um consultor de serviços de segurança. Caminhe pelas instalações com esses especialistas e, em seguida, sente-se para avaliar o que eles acham que você precisa fazer para melhorar sua segurança e quais recursos eles recomendam. Não permita armas em suas instalações sem falar com um advogado, seu dono de prédio e um especialista em segurança de armas.

Revisar acesso

Determine quem deve ser autorizado a entrar em seu escritório e forneça crachás para funcionários ou um sistema de campainha que exija que um recepcionista ou funcionário deixe as pessoas entrarem no prédio ou no escritório. Coloque a sua recepção em um local que permita que sua recepcionista veja quem está se aproximando da sua mesa o mais cedo possível. Instale câmeras de segurança fora de todas as entradas e nas escadarias, se puder pagar. As portas das escadas devem bloquear do lado de fora, permitindo que apenas os funcionários com chaves entrem no seu espaço a partir das escadas. Avalie se você precisa adicionar portas e janelas mais fortes, incluindo vidro temperado ou à prova de balas. Dependendo da frequência com que os visitantes chegam ao seu escritório e por quanto tempo permanecem, considere a exigência de crachás de identificação de visitantes e o login. Limite quem pode assinar ou aceitar pacotes.

Melhorar a iluminação

Reveja as formas de acesso exteriores e espaços interiores para se certificar de que tem iluminação adequada onde as pessoas entram e trabalham ou os clientes esperam. Coloque as luzes nos timers para que liguem antes que as pessoas cheguem e permaneçam até depois do horário de fechamento. Certifique-se de ter luzes de backup que vão em áreas internas e externas importantes quando houver uma queda de energia.

Políticas de funcionários

Crie listas de verificação de abertura e fechamento para os funcionários que são os primeiros a chegar e os últimos a sair e forneçam procedimentos de segurança para os funcionários seguirem durante o dia. Reúna-se com os funcionários para discutir como lidar com um incêndio, um funcionário insatisfeito, uma emergência climática ou um intruso hostil. Poste números de telefone de emergência perto de todos os telefones e coloque-os na discagem rápida. Lembre seus funcionários de não fornecerem informações sobre o seu negócio pelo telefone e de direcionar qualquer dúvida ao gerente do escritório. Não permita que os funcionários apoiem as portas de entrada abertas quando estiverem carregando ou descarregando itens. Tente organizar um amigo ou observador para garantir que os funcionários cheguem em segurança aos seus carros, e emita uma palavra ou frase que os funcionários possam usar no telefone ou um para o outro para aumentar o alarme se houver um intruso na área.

Treinamento

Realize um seminário de treinamento para ajudar seus funcionários a lidar verbalmente com colegas de trabalho e intrusos hostis. Considere adicionar fechaduras às portas do escritório ou adicionar portas de escritórios seguras para proteger os funcionários de um intruso e colocar botões de pânico no escritório que os funcionários possam usar para disparar um alarme alto para alertar outros escritórios próximos e potencialmente assustar os intrusos. Converse com seu advogado ou seguradora sobre as legalidades de oferecer treinamento de autodefesa ou reembolsos de curso. Se você tem diferentes áreas de escritório, distribua walkie talkies e treine os funcionários para usá-los.