Como categorizar recibos para impostos

As receitas que você acumula como produto das despesas da sua pequena empresa precisam de organização. Se você categorizar e armazenar os recibos de forma ordenada, poderá encontrar rapidamente um documento, caso precise dele. Além disso, seus esforços em relação à organização tornam o tempo dos impostos menos frenético à medida que você procura contabilizar suas despesas e obter deduções. Felizmente, até mesmo os sistemas mais simples servem ao propósito.

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Escreva uma lista de categorias que fazem sentido para você, a fim de organizar seus recibos. Inclua categorias como "Utilitários", "Transporte", "Seguro", "Aluguel", "Equipamento" e "Suprimentos".

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Faça um rótulo separado para cada categoria em etiquetas de pastas de arquivos ou pequenos pedaços de papel. Anexe cada etiqueta a uma pasta de arquivo ou insira o papel em um suporte de etiqueta de pasta de arquivo. Como alternativa às pastas de arquivo, escreva as categorias de recibo em envelopes separados. Coloque os arquivos ou envelopes em um local designado, como um arquivo.

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Coloque cada recibo que você coletar na pasta ou envelope correto no final de cada dia para evitar extravio dos registros. À medida que você acumula mais recibos, registre-os na frente dos mais antigos. Então, se você precisar procurar um recibo específico, poderá localizá-lo com mais facilidade.

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Substitua as pastas de arquivos ou envelopes por mês ou guarde-as por seis a 12 meses, dependendo do volume de recibos que você acumular. Mover recibos antigos para uma caixa de arquivo de papelão. Rotule o período de tempo que os recibos cobrem, como "janeiro-junho de 2011".

Coisas necessárias

• Pastas de arquivos ou envelopes
• Rótulos
• Armário de arquivo
• Caixa de arquivos

Gorjeta

• Inclua uma categoria "Diversos" para recibos que podem não se enquadrar nas outras categorias que você designar.

Aviso

• Faça cópias de recibos que podem desaparecer com o tempo, como aqueles impressos por uma caixa registradora.