Como os procedimentos de documentação contribuem para um bom controle interno?

As empresas implantam controles internos para limitar os riscos. Possíveis riscos incluem perdas, baixo desempenho nos contratos, baixa qualidade e não conformidade com os regulamentos. Os procedimentos de documentação detalham os documentos que a empresa exige para implementar seus sistemas de controle e atribuir responsabilidade por tarefas e ações. Pequenas empresas geralmente exigem menos documentação ou controles do que operações maiores, porque cada funcionário desempenha várias funções de trabalho e as responsabilidades são mais claras. Procedimentos eficazes de documentação, resultando em um mínimo de controles eficientes, podem dar às pequenas empresas uma vantagem competitiva.

Organização

A base do controle interno efetivo é um organograma que inclui descrições de cargos. Os procedimentos de documentação precisam especificar que as descrições de cargo detalham claramente as tarefas e responsabilidades de cada posição na empresa. Os procedimentos de documentação atribuem responsabilidade pela preparação e atualização do organograma e como a empresa utiliza o gráfico. Normalmente, os funcionários recebem uma cópia com detalhes sobre sua posição e descrição do trabalho ao iniciar o emprego.

Políticas e procedimentos

Os procedimentos de documentação geralmente especificam que um manual do funcionário deve conter toda a documentação relevante sobre políticas e procedimentos. Eles detalham o que o manual deve incluir, quem é responsável por redigir e atualizar as políticas e procedimentos e como a empresa os comunica aos funcionários. Normalmente, os procedimentos de documentação especificam que os funcionários recebam uma cópia do manual quando iniciam o trabalho, sinalizam que receberam e concordam em aderir às políticas e procedimentos. Eles recebem atualizações conforme elas ocorrem.

Autorizações e Aprovações

Os organogramas documentados e os manuais dos funcionários formam a base para os controles internos, mas eles precisam conter as medidas de controle reais. Procedimentos de documentação detalham tais medidas. Eles descrevem documentos que listam os funcionários que podem tomar decisões e quem pode aprovar as despesas. Cada documento deve especificar exatamente o que o funcionário pode autorizar ou aprovar, que forma a aprovação ou autorização tomará e os limites. Um exemplo típico é que um funcionário específico está autorizado a aprovar uma compra de até US $ 10.000, rubricando a requisição correspondente.

Documentação de suporte

Sistemas de controle interno fortes dependem de documentação de suporte para detalhar a base para as decisões. Os procedimentos de documentação especificam quais decisões exigem documentação de suporte e detalham sua natureza. Por exemplo, uma aprovação de pedido pode exigir uma requisição. O procedimento de documentação especifica que um empregado deve preparar uma requisição antes de solicitar a aprovação de uma ordem de compra e detalha as informações que a requisição deve conter.

Relatórios

Um elemento-chave no controle interno é o relato de informações importantes da empresa. Os procedimentos de documentação fortalecem o controle interno, especificando quais informações esses relatórios devem incluir, quem é responsável pela sua preparação e quem receberá os relatórios. Alguns relatórios contêm informações confidenciais e o procedimento de documentação deve especificar quais relatórios são confidenciais e detalhar as medidas de segurança correspondentes.

Reconciliação

Mesmo em pequenas empresas, os procedimentos de documentação resultam em vários documentos que possuem fontes independentes. Um método eficaz de verificar sua precisão é instituir a reconciliação entre dados comparáveis ​​de diferentes autores. O procedimento de documentação deve especificar qual reconciliação deve ocorrer e quem é responsável por executá-la. Ele deve detalhar um método para lidar com discrepâncias e atribuir responsabilidade pela resolução de diferenças.