Como documentar problemas de funcionários e um plano de melhoria

A documentação dos problemas de desempenho dos funcionários pode ser demorada e os gerentes de pequenas empresas já sobrecarregados podem questionar o valor da documentação ou dos planos de melhoria de desempenho. A maioria das empresas nos Estados Unidos é à vontade, o que significa que um funcionário pode ser demitido a qualquer momento por uma boa razão, uma má razão ou nenhuma razão. Mas, embora possa parecer mais rápido e mais fácil dispensar um funcionário, há benefícios significativos - em termos de dólares, responsabilidade e moral geral dos funcionários - para ajudá-lo a melhorar.

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Mantenha anotações sobre cada incidente problemático que você tenha observado. Inclua detalhes sobre o que aconteceu, onde e quando ocorreu o incidente, se houve testemunhas, as consequências negativas e a política e procedimentos violados. Registre os dados estatísticos ou a frequência do comportamento do funcionário em comparação com a média do grupo de trabalho, se aplicável. Por exemplo, documente o número de vezes que o funcionário se atrasou em comparação com o número total de dias de trabalho ou o número de erros cometidos pelo funcionário em comparação com o número médio de erros cometidos por colegas de trabalho.

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Discuta os incidentes com o problema com o funcionário - sua documentação é inútil se não for executada ou se o trabalhador não tiver conhecimento do problema. Reúna-se com o funcionário para discutir o problema e forneça uma cópia da documentação. Peça-lhe para explicar o motivo do problema e traçar estratégias possíveis com ele.

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Resuma a conversa em um plano de melhoria por escrito. O plano deve incluir expectativas claras - e qualquer política ou procedimento que rege essas expectativas - e metas de curto prazo. O plano também deve resumir as soluções mutuamente acordadas para melhoria.

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Inclua objetivos específicos e mensuráveis ​​com um cronograma de realização. Por exemplo: "Você reduzirá sua taxa de erro para 5% ou menos para o mês de abril". Especifique datas para acompanhamento: "Seu progresso será revisado mensalmente."

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Reúna-se com o funcionário para revisar seu progresso. Ajuste o plano de melhoria, se necessário, e documente as alterações no plano e na própria reunião. Se a melhoria sustentada não for alcançada, progrida para formas mais severas de disciplina.

Gorjeta

• Documente cada conversa que você tiver com o funcionário e exija que ele assine o recibo do documento. Como alternativa, resuma problemas menores em um email para obter a documentação com data e hora.