Como eliminar não comparências em consultórios dentários

Pacientes odontológicos que não aparecem em horários marcados previamente prejudicam a estabilidade financeira das práticas odontológicas, especialmente as pequenas. Esse comportamento, assim como os cancelamentos de última hora, deixam lacunas no agendamento que outro paciente com necessidade de atendimento odontológico poderia ter preenchido. Além disso, um evento de não comparência pode perturbar a produtividade da equipe dentária se você preencher o local e o novo paciente necessitar de atendimento odontológico mais complexo do que o paciente originalmente programado. Embora não seja possível interromper completamente as não comparências, você pode reduzir ou quase eliminar esse problema e o impacto que ele causa em seus negócios.

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Discuta a importância da próxima consulta com os pacientes no consultório antes de partirem após um exame ou trabalho odontológico. Por exemplo, se um paciente deve ter uma limpeza na próxima consulta, discuta e enfatize por que as limpezas dentárias regulares são importantes para a saúde geral do paciente.

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Crie uma política de agendamento com regras que os pacientes devem seguir para continuar recebendo o serviço. Na política, explique o impacto que as não comparências e os cancelamentos de última hora têm em sua linha de fundo e delineie claramente as penalidades por não seguir as regras, como uma taxa de “não comparecimento”. Depois de criar a política, exija que todos os pacientes a assinem para reconhecer que entendem e concordam com as regras.

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Solicite um depósito para o próximo compromisso de seus pacientes, para que eles sejam investidos financeiramente para comparecer e exijam de 24 a 48 horas de antecedência se precisarem reagendar ou cancelar. Solicite o depósito no check-out enquanto o paciente paga pela consulta atual e agende a próxima.

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Envie seus pedidos de confirmação de compromissos e lembretes aos pacientes. Envie um e-mail ou mensagem de texto para um paciente uma semana antes da consulta e, em seguida, ligue para um paciente com um lembrete no dia anterior.

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Peça à equipe de seu consultório que chame imediatamente um paciente que não comparecer dentro de 15 minutos do horário marcado para saber por que ele não apareceu, reitere a política de agendamento e reprograme a consulta, se possível.

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Reserve uma hora no final de cada semana para ligar pessoalmente para os seus pacientes que não compareceram ao espetáculo e discutir com eles suas ausências e a importância de se comprometer com o atendimento odontológico e seguir o cronograma.

Gorjeta

• Mantenha uma lista de espera de pacientes que você não viu há muito tempo para preencher as lacunas de cancelamento de não comparecimento e de última hora. Quando um paciente pré-programado não aparecer, contate os pacientes da lista que têm necessidades de serviço odontológico que você acha que pode tratar no tempo disponível.

Avisos

• Nunca reserve pacientes para compensar o impacto de não comparecimentos ou cancelamentos de última hora. Overbooking coloca uma pressão desnecessária sobre a equipe dentária e de escritório que pode resultar em erros de agendamento e manutenção.
• Nunca envie mensagens de texto para pacientes com solicitações de confirmação de horário ou lembretes sem permissão por escrito para fazê-lo, porque alguns pacientes podem receber altas taxas de mensagens de texto.