Como Estabelecer um Help Desk Interno

Ter um help desk interno pode ajudar a aumentar a produtividade em toda a organização, mantendo os computadores e outros dispositivos técnicos funcionando sem problemas. O maior fator ao decidir adicionar um departamento interno de Help Desk geralmente é o custo. No entanto, quando os funcionários conseguem realizar seus trabalhos com poucas interrupções técnicas, o novo departamento paga-se rapidamente. A confiança dos funcionários pode aumentar se os funcionários sentirem que uma equipe de suporte competente está atendendo às suas necessidades técnicas.

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Determine as funções específicas do Suporte Técnico, como os tipos de problemas, computadores ou máquinas que serão abordados. Tanto quanto possível, identifique as necessidades de cada funcionário e computador que possam surgir dentro desses parâmetros. Ter uma ideia realista dos tipos de consultas que o Help Desk receberá pode ajudá-lo a planejar e fazer um orçamento melhor.

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Calcule seu orçamento para determinar o número de funcionários e os custos operacionais do Help Desk. Crie dois orçamentos diferentes: um para os custos iniciais iniciais e outro para a taxa mensal fixa. Inclua custos para entrevistas e treinamento no orçamento inicial. As despesas mensais devem incluir os custos dos benefícios dos empregados, juntamente com o salário.

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Alinhar as necessidades do departamento com o seu orçamento para determinar a estrutura. Com base no que você pode pagar, determine quantos funcionários você terá dentro do departamento e suas funções. Decida se o departamento precisa de um assistente administrativo, por exemplo, ou mais de um gerente. Mais importante ainda, analise se o número de funcionários contratados será suficiente para sustentar a empresa.

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Estabelecer diretrizes para o departamento. Por exemplo, possivelmente todas as solicitações recebidas passarão por um coordenador de Help Desk. Decida como você acompanhará e seguirá cada solicitação para garantir que todos os problemas sejam resolvidos em tempo hábil.

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Pesquise software de sistema Help Desk, se você optar por usar um. Esses softwares, como TechExcel ServiceWise, FrontRange Solutions e Epicor, organizam tickets abertos, acompanham o progresso e analisam tendências. O custo do software varia, dependendo da empresa e do pacote comprado. Escolha um software que se adapte ao seu orçamento e também permita que o departamento cresça em tamanho e escopo.

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Entreviste candidatos para trabalhar no departamento de Help Desk. Contrate apenas pessoas com experiência que correspondam às necessidades da sua empresa. Estenda ofertas para aqueles que você acha que são os mais talentosos e capazes.

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Documente todos os protocolos e procedimentos em um memorando. Distribua o memorando aos funcionários para que eles saibam como acessar os serviços do Suporte Técnico.