Como arquivar com um sistema de arquivamento com código de cores

Crie um sistema de arquivamento com código colorido para a sua casa ou escritório comercial para se manter organizado. Um sistema de arquivamento organizado que aumenta a produtividade, permite encontrar arquivos quando você precisa deles e ajuda a reduzir a desordem. À medida que sua empresa cresce, você pode adicionar novas categorias de arquivos introduzindo uma nova cor. Ao designar um local para seus arquivos e criar um sistema de arquivamento efetivo, você pode concentrar seu tempo e energia na construção de seus negócios, em vez de constantemente procurar arquivos ou desorganizar seu escritório.

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Separe os documentos que você planeja arquivar em categorias. Por exemplo, crie uma categoria de arquivo para faturas de clientes, recibos de vendas, demonstrações financeiras, faturas de fornecedores e documentos fiscais. Escolha uma cor para representar cada categoria. Faça uma lista de categorias de arquivos e a cor correspondente para referência rápida até memorizar o tipo de arquivo que cada cor representa.

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Determine o tipo de arquivo a ser usado para arquivamento. Normalmente, gabinetes de arquivamento vertical abrigam documentos do tamanho de uma carta ou documentos de aproximadamente 8, 5 polegadas por 11 polegadas, enquanto os gabinetes laterais abrigam documentos de tamanho legal ou documentos de aproximadamente 8, 5 polegadas por 14 polegadas. Escolha o estilo de gabinete que melhor atenda às suas necessidades de negócios.

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Compre pastas coloridas que correspondem às cores que você designou para as categorias de arquivo. Se estiver usando pastas de papel comum, compre adesivos coloridos ou etiquetas que se prendam à borda da guia da pasta para facilitar a visualização.

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Coloque os documentos em pastas coloridas e coloque as pastas no arquivo. Organize as categorias de arquivos para atender às suas necessidades. Por exemplo, coloque os documentos visualizados com frequência ou as categorias que você adiciona com mais frequência na frente do arquivo e as categorias menos usadas na parte de trás. Você também pode colocar arquivos em ordem alfabética se criar arquivos individuais para clientes, pacientes e outros. Se estiver alfabetizando arquivos, atribua a cada letra sua própria cor comprando etiquetas com letras e cores individuais ou anexando um rótulo colorido à pasta e escrevendo a letra no rótulo.

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Adicione novas categorias de pasta como achar melhor, atribuindo novas categorias a uma nova cor.

Coisas necessárias

• Armário de arquivo
• Pastas coloridas
• Adesivos coloridos ou rótulos

Dicas

• Escolha cores fortes, como vermelho, azul e amarelo brilhante, que se destacam no arquivo para facilitar o acesso aos arquivos.
• Percorra seu sistema de arquivamento todo ano para expandir as categorias de arquivos, remover categorias ou combinar categorias.

Aviso

• Arquive novos documentos o mais rápido possível para evitar criar confusão indesejada em seu escritório.