Como formatar letras comerciais com cópias

Cartas comerciais que incluem cópias devem ser bem organizadas. Não só as informações da carta devem ser concisas, como as cópias em anexo devem ser claras, rotuladas e organizadas de acordo com as indicações da carta. Esse formato organizado garantirá que o leitor seja capaz de remontar a ordem da carta, caso ela se torne desorganizada.

1

Use software de processamento de texto para simplesmente o processo de formatação. Crie margens de 1 polegada em todos os lados da carta. Selecione uma fonte fácil de ler, como uma Arial 10 ou New Times Roman 12. Inicie cada seção da carta comercial na margem direita. Inclua espaçamento duplo entre cada seção.

2

Inclua um cabeçalho com o nome, endereço e informações de contato da sua empresa se o seu papel de carta não fornecer essas informações.

3

Liste o nome completo e endereço do destinatário, também conhecido como o endereço interno. Inclua o título formal do destinatário, como "Sra." Ou "Dr.". Abrevie todas as informações de endereço de acordo com as diretrizes de formato dos Correios dos EUA.

4

Inclua uma saudação profissional, como "Caro Sr. Smith" ou simplesmente "A quem possa interessar", se você não tiver certeza do destinatário da carta. Siga a saudação com dois pontos (:).

5

Crie o corpo da carta comercial. Forneça informações precisas e sucintas. Mantenha um tom profissional na carta e forneça fatos ou documentos para apoiar todas as reivindicações. Apresente os principais pontos do primeiro parágrafo e use os parágrafos adicionais para expor sobre esses pontos.

6

Feche a carta com um fechamento profissional e cortês, como "Obrigado" ou "Atenciosamente". Inclua uma letra maiúscula apenas na primeira palavra do fechamento, ou seja, “Sinceramente seu” e siga o fechamento com uma vírgula. Inclua para linhas após o fechamento e digite a assinatura impressa. Isso fornecerá um amplo espaço para a assinatura por escrito entre a assinatura de fechamento e impressa.

7

Indique quaisquer cópias ou documentos que serão anexados à carta comercial como anexos. Digite “Enclosures” e inclua o número de cópias. Digite “Enclosures: 5, por exemplo, se a carta comercial incluir cinco cópias ou documentos junto com a carta. Etiquete ou numere cada cópia e inclua-as atrás da letra.