A Eficácia da Tecnologia da Informação em Aplicações Contábeis

Tecnologia da informação está presente na maioria dos escritórios de contabilidade nos dias de hoje através de computadores, impressoras e outros equipamentos. Uma parte intrínseca dos processos financeiros, a tecnologia é muitas vezes tomada como garantida nos escritórios de contabilidade. Por exemplo, você pode ficar on-line e verificar seu saldo de caixa no banco quando desejar, ou pode fazer upload de lançamentos e não pensar duas vezes sobre eles.

Rapidez

A velocidade é a marca da tecnologia da informação. A utilização de várias tecnologias resulta em resultados mais rápidos e precisos. No entanto, tenha em mente que cada peça de tecnologia adquirida, seja hardware ou software, deve ser compatível para oferecer o melhor desempenho. Se uma peça não funciona ou não é utilizável, o sistema não é eficaz. Por exemplo, se o aplicativo contábil de manutenção de rede falhar, o trabalho será atolado e o sistema não será efetivo. Para ser eficaz em termos de velocidade, o sistema de contabilidade deve funcionar perfeitamente com o hardware e sistemas de backup adequados.

Precisão

O trabalho contábil é muito detalhado e a precisão na gravação e no relatório é muito valorizada. A tecnologia teve um efeito positivo nas aplicações contábeis porque os cálculos feitos por um programa de computador apresentam pouquíssimos erros. Por exemplo, uma fatura pode ter vários itens de linha e impostos de vendas associados a ela. Se a fatura tiver que ser desenvolvida manualmente, a probabilidade de erros é alta, mas isso não é o caso se o software for usado com uma configuração adequada.

Flexibilidade

Um departamento de contabilidade também precisa de tecnologia flexível que possa se adaptar à medida que as práticas de negócios mudam. Para ser eficaz, a tecnologia da informação associada à contabilidade deve ser flexível para acomodar as mudanças. O software, por exemplo, deve poder ser atualizado para oferecer novos processos, como processamento de cartão de crédito e a capacidade de enviar faturas on-line. Caso contrário, o software ficará obsoleto. Contadores também usam software para impostos e outras necessidades contábeis que mudam com frequência. A tecnologia deve ser ágil o suficiente para acompanhar as mudanças.

Nuvem

A última tendência com aplicativos de contabilidade é a hospedagem de sites fora do site. Em vez de instalar um programa em seu computador e salvar dados nele, o programa reside em um servidor em um local diferente; as informações salvas são acessadas pela Internet. Isso também é chamado de "trabalhar na nuvem". As empresas podem economizar dinheiro em compras de software e hardware inscrevendo-se em um provedor de nuvem e usando seus programas e espaço para salvar dados, o que significa que não há necessidade de obter um disco rígido maior ou se preocupar com as versões do programa. A outra vantagem da nuvem é que você tem acesso às suas informações em qualquer lugar que possa estar.

Considerações

A tecnologia da informação não é perfeita. Muitas vezes, problemas com conexões, compatibilidade e outros problemas técnicos afetam como os processos contábeis são executados ou se são executados. A fim de tornar a tecnologia eficaz na contabilidade com tempo de inatividade mínimo, as empresas devem ter um plano para lidar com problemas elétricos, problemas de conexão com a Internet e vírus de computador. Funções contábeis críticas, como folha de pagamento, devem ter pelo menos duas opções para processamento. Assim, se os dados forem geralmente transmitidos via Internet, providencie para que as informações sejam chamadas ou enviadas por fax também, apenas no caso de algo acontecer ao computador ou à conexão com a Internet.