Como escrever cartas de apresentação para introduzir organizações e empresas

Você pode evitar cometer o erro comum de muitos consultores, proprietários de pequenas empresas e vendedores ao se apresentar aos outros, lembrando uma realidade simples. Concentrar-se nas necessidades do destinatário da sua carta, e não na sua empresa, facilitará a venda. Aprender a estruturar adequadamente uma carta introdutória irá ajudá-lo a causar uma primeira impressão duradoura.

Gorjeta

• Todas as empresas têm necessidades, e a chave para escrever uma carta de apresentação eficaz é determinar como você pode ajudar alguém a resolver um problema ou aproveitar uma oportunidade.

Identifique a necessidade

O primeiro passo para escrever uma carta de apresentação é determinar por que o destinatário estaria interessado em você ou no que você está vendendo. Todas as empresas têm necessidades, e a chave para escrever uma carta de apresentação eficaz é determinar como você pode ajudar alguém a resolver um problema ou aproveitar uma oportunidade.

Pense no seu diferencial de vendas e benefícios exclusivos. Você criou sua empresa porque acreditava ter algo único que as pessoas queriam. Sua carta deve estabelecer que o leitor tem uma necessidade; Isso permitirá que eles possam ajudá-los a reduzir seus custos, aumentar as vendas, melhorar a qualidade ou ajudá-los a obter mais lucros.

Concentre-se no seu chumbo

O chumbo de qualquer letra é a sentença de abertura ou parágrafo curto que diz ao destinatário por que eles deveriam ler a carta. Use suas primeiras frases para falar sobre as necessidades do cliente, não sobre você mesmo. Evite leads como: “Há mais de 25 anos, a Smith Consulting atende a Johnsonville”.

Considere fazer uma pergunta que leve o leitor a responder de uma maneira específica, como concordar com sua premissa ou responder com um benefício que você oferece. Por exemplo, você pode começar com: "Deseja diminuir os custos de envio?" A maioria dos leitores responderá: "Sim". Se você for um consultor, poderá perguntar: "O que é mais econômico, usar um orçamento completo". Empregado em tempo de trabalho com salário e benefícios, ou contratado, você pode ligar conforme necessário? ”Se você direcionou os destinatários da carta corretamente, eles responderão, “ Usando um contratado ”.

Classifique suas informações

Não faça da sua carta uma parede intimidadora de cópia sem um caminho claro para uma conclusão. Divida-o em vários parágrafos, cada um fornecendo um conjunto único de informações. Classifique as informações em ordem de importância. Após o seu lead, que diz aos leitores o que você pode fazer por eles, use os parágrafos a seguir para dizer como isso será feito.

Fornecer detalhes mínimos

Não tente fazer a venda com uma carta de apresentação. Poucas pessoas pegam o telefone e fazem um pedido ou contratam você sem obter mais informações, incluindo uma reunião ou conversa telefônica.

Diga aos seus leitores o que você pode fazer por eles e como pode fazê-lo, fornecendo apenas detalhes suficientes para fornecer credibilidade. Ninguém espera que você responda a todas as perguntas em uma carta de apresentação. Use sua carta para levar as pessoas interessadas para que elas entrem em contato para obter mais informações.

Inclua um apelo à ação

Não deixe para o seu leitor descobrir o que fazer a seguir. Inclua um apelo à ação. Isso pode incluir mais de uma tarefa. Por exemplo, você pode pedir ao leitor para visitar seu site antes de ligar ou dizer a ela que ligará depois que ela tiver a oportunidade de visitar seu website. Diga ao leitor para entrar em contato com você com qualquer dúvida, fornecendo seu endereço de e-mail e número de telefone.

Você pode ter mais sucesso com chamadas de acompanhamento em vez de esperar que potenciais clientes ou parceiros liguem para você. Deixe seu destinatário saber quando você estará ligando para que ela esteja preparada para sua ligação. Dê uma data e hora para esperar a ligação.