O que você discute nas reuniões da diretoria?

As reuniões do conselho geralmente reúnem os diretores de uma organização. Seu papel é supervisionar e orientar o negócio. Em uma reunião de diretoria, o conselho analisa o desempenho passado da organização, participa de deliberações estratégicas e aprova planos de ação para fornecer apoio contínuo à organização por meio de seus vários estágios de crescimento.

Gorjeta

• Frequentemente, os conselhos começam revisando e aprovando as atas de reuniões anteriores antes de chegarem a novos negócios.

Revendo as Atas Anteriores

A primeira ordem de negócios em uma reunião de diretoria é revisar os minutos anteriores . A diretoria geralmente as ratificará oficialmente e também terminará com quaisquer outras agendas pendentes remanescentes da reunião anterior. É necessária uma leitura da ata anterior para que a junta possa verificar se o registro é um relato verdadeiro dos assuntos discutidos, embora às vezes os membros do conselho os leiam separadamente, em vez de lê-los em voz alta.

Também poderia ter havido negócios inacabados que o conselho não terminou por várias razões. O processo de revisão das atas da reunião anterior também ajuda a avaliar a eficiência e a eficácia da diretoria e a destacar áreas de melhoria.

Geralmente, um secretário do conselho administrativo ou outro oficial irá agrupar os documentos necessários para uma reunião, como as atas anteriores e os novos documentos a serem revisados, antes de uma reunião, para que cada membro possa ter uma cópia.

Relatórios de desempenho anteriores

A diretoria normalmente considera relatórios organizacionais detalhando os principais desenvolvimentos do negócio, procurando entender como a organização está operando e como ela pode funcionar melhor. O conselho analisa os principais indicadores de desempenho, como vendas anuais, segmentação de participação de mercado, receitas e despesas para o ano, satisfação do cliente e projetos contínuos de pesquisa e desenvolvimento, marketing e expansão.

Como a supervisão é uma de suas principais funções, os membros do conselho geralmente discutem o que mudou ao longo do tempo, se alguma surpresa surgiu e se as mudanças realizaram o que todos esperavam.

Discutindo Estratégias Futuras

As reuniões do conselho também envolvem estratégias sobre a direção futura da empresa . Uma vez que o conselho analisa o desempenho passado, os membros apresentam novas estratégias que guiarão a organização no futuro. Muitas vezes, eles assumem a liderança de sugestões apresentadas pela gerência corporativa.

Por exemplo, o conselho pode discutir os prós e contras de mudar a estrutura e o estilo de gerenciamento para melhorar a capacidade de resposta e a produtividade dos funcionários. O conselho geralmente formula os objetivos de curto prazo da organização, mesmo quando planeja o futuro a longo prazo da empresa. A gerência normalmente irá pesar com idéias para a diretoria considerar.

Aprovando Ações Corporativas

Com base nas estratégias que eles elaboram, os membros do conselho também recomendam e aprovam planos de ação para a administração e os funcionários implementarem. O conselho é responsável pelas decisões gerais de governança da empresa e pode recomendar que a organização reduza o tamanho, se expanda para um novo território, retenha lucros em vez de distribuí-los aos acionistas ou até mesmo demitir e substituir o diretor executivo.

Uma vez que o conselho tenha discussões abrangentes sobre uma questão, os membros devem fazer recomendações, votá-las e chegar a uma decisão final.

Procedimentos e Protocolos da Reunião do Conselho

Dependendo do tamanho da diretoria de sua organização, suas reuniões podem ser mais ou menos formais. Geralmente, porém, o seu conselho deve ter algumas políticas e protocolos para manter as coisas civis, ajudar o conselho a tomar decisões e fornecer minutos do que aconteceu em caso de uma disputa mais tarde.

Regras comuns incluem garantir que apenas uma pessoa fale ao mesmo tempo, deixando que o presidente do comitê decida quem tem o direito de falar e limitar linguagem vulgar e ataques a outros membros do conselho. Algumas diretorias frequentemente adotam as Regras de Ordem de Robert, o manual técnico para conduzir reuniões.