Quais formulários uma pequena empresa precisa ter para seus funcionários?

As empresas são obrigadas por lei a arquivar determinados formulários para todos os seus funcionários. Estes incluem formulários mandatados pelo Internal Revenue Service e pelo escritório de imigração dos EUA: um formulário Verificação de Elegibilidade para Emprego, ou Formulário I-9; um salário W-2 e declaração fiscal; e um Certificado de Subsídio de Retenção do Funcionário federal ou o Formulário W-4. Os estados também exigem que os funcionários preencham formulários, embora esses formulários variem de estado para estado.

I-9

O escritório dos Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA monitora a elegibilidade dos funcionários em todo o país. Esta agência federal detém autoridade para auditar os registros da empresa para garantir que o Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade de Emprego, seja preenchido para cada funcionário e que todos os funcionários tenham o direito legal de trabalhar nos Estados Unidos. Os regulamentos de imigração exigem que o empregador verifique a elegibilidade dentro de três dias da contratação. As empresas devem manter os formulários I-9 por no mínimo três anos após a contratação. Se um funcionário deixar o local de trabalho, independentemente das circunstâncias, o proprietário da empresa deve reter o formulário I-9 por pelo menos um ano.

W-2

Para cada funcionário remunerado, os regulamentos federais exigem que o Formulário W-2, Declaração de Salários e Impostos seja preenchido anualmente e enviado à Administração da Previdência Social. Os proprietários de empresas também devem fornecer a cada funcionário uma cópia do W-2 para fins de impostos individuais. Este formulário detalha os salários e vencimentos pagos no ano civil anterior. Ele deve ser enviado aos funcionários até 31 de janeiro e para a Administração da Previdência Social (SSA) até 1º de abril, se arquivado eletronicamente. Os formulários em papel devem ser enviados ao SSA até o final de fevereiro.

W-4

Quando um novo funcionário é contratado, ela normalmente é solicitada a preencher um Certificado de Provisão de Retenção, conhecido como um formulário W-4. Este formulário fornece ao negócio as informações necessárias para reter o valor adequado dos impostos, com base no número de permissões e no status de arquivamento que o funcionário pretende reivindicar para fins de imposto de renda federal. De acordo com as diretrizes do IRS, a retenção deve começar com o primeiro salário.

Requisitos Estaduais

Os regulamentos do IRS exigem que as empresas mantenham registros fiscais de emprego por um período mínimo de quatro anos. Os formulários estatais de imposto sobre emprego referentes à retenção variam de acordo com a jurisdição. Verifique com o departamento de receita do seu estado para aprender o procedimento adequado e os formulários necessários para atender às leis da jurisdição.